Dokumentation / Anleitung für Kategorien / Agenturen
In einer Agentur, wo Projekte, Kundenanforderungen und Einnahmenquellen stark variieren, können klare Kategorien den Unterschied zwischen einem profitablen Betrieb und unnötigen Verlusten ausmachen.
Drei Beispiele, wie Agenturen von einer strukturierten Kategorisierung profitieren:
1. Rentabilitätsanalyse für Projekte
Beispiel: Eine Digitalagentur betreut mehrere Projekte gleichzeitig, darunter Social-Media-Kampagnen und Website-Entwicklung.
Problem ohne Kategorisierung: Einnahmen und Ausgaben werden pauschal verbucht, wodurch unklar bleibt, welches Projekt wirklich profitabel ist.
Lösung mit Kategorien: Einnahmen und Ausgaben werden projektbezogen kategorisiert: „Social Media“, „Webdesign“, „SEO-Beratung“.
Vorteil: Die Agentur erkennt, dass Social-Media-Projekte höhere Margen haben und kann ihr Angebot entsprechend anpassen oder unrentable Projekte vermeiden.
2. Kontrolle von Marketing- und Vertriebskosten
Beispiel: Eine PR-Agentur investiert in eigene Marketingmaßnahmen, darunter Google Ads, Social Media Ads und Networking-Events, um neue Kunden zu gewinnen.
Problem ohne Kategorisierung: Alle Marketingkosten werden in einem allgemeinen Topf geführt, ohne klar zu sehen, welche Aktivitäten erfolgreich sind.
Lösung mit Kategorien: Kosten werden aufgeteilt in „Google Ads“, „Social Media Ads“ und „Events“.
Vorteil: Die Agentur sieht, dass Social Media Ads die meisten Leads generieren, und kann das Budget optimieren, um effizienter Kunden zu gewinnen.
3. Effizienzsteigerung im Personalmanagement
Beispiel: Eine Kreativagentur hat Teams für Design, Content-Erstellung und Kundenmanagement.
Problem ohne Kategorisierung: Personalkosten werden pauschal verbucht, und es ist unklar, ob ein Bereich überlastet ist oder ineffizient arbeitet.
Lösung mit Kategorien: Personalkosten werden nach Team und Tätigkeit aufgeteilt: „Design“, „Content“, „Projektmanagement“.
Vorteil: Die Agentur erkennt, dass das Content-Team überlastet ist und kann Ressourcen gezielt umverteilen oder zusätzliche Mitarbeiter einstellen, um Projekte pünktlich abzuschließen.
Mögliches Kategorie-Setup für Agenturen
👍🏼 Tipp: Nutze die Vorschläge, um dein optimales Setup zu finden. Jedes Geschäftsmodell / Geschäft ist individuell. Du willst z.B. bestimmte Kosten granular betrachten, andere wiederum nicht. Erarbeite dir ein eigenes Setup und nutze unsere Vorschläge als Ausgangspunkt.
Einnahmenkategorien für Agenturen
- Beratungs- und Projektgebühren
- Typ: Income Service
- Beschreibung: Honorare für Beratungsleistungen oder projektbasierte Arbeiten, wie Strategieentwicklung, Design oder Kampagnenmanagement.
- Retainer-Gebühren
- Typ: Income Service
- Beschreibung: Monatliche Pauschalgebühren für dauerhafte Beratungs- oder Agenturdienstleistungen, z.B. für Social Media Management oder PR.
- Lizenzgebühren oder Einnahmen aus Nutzungsrechten
- Typ: Income Product
- Beschreibung: Gebühren für die Nutzung von Inhalten oder kreativen Arbeiten, die die Agentur erstellt hat.
- Schulungs- und Workshop-Gebühren
- Typ: Income Service
- Beschreibung: Einnahmen aus Schulungen oder Workshops, die als Zusatzleistungen angeboten werden.
- Affiliate- oder Provisionseinnahmen
- Typ: Income Revenue Stream
- Beschreibung: Provisionen für Empfehlungen oder Partnerschaften mit anderen Dienstleistern oder Plattformen.
- Fremdfinanzierung (z.B. Kredite)
- Typ: Income Financing: Dept
- Beschreibung: Einnahme durch die Aufnahme von Fremdkapital für Investitionen, z.B. durch Kredite.
- Eigenkapitalfinanzierung (z.B. durch Gesellschafter)
- Typ: Income Financing: Equity
- Beschreibung: Kapitalzufluss durch Eigenmittel oder Beteiligungen der Gesellschafter.
- Geldtransit
- Typ: Income Money transit
- Beschreibung: Interne Umbuchungen, z.B. von der Kasse auf das Bankkonto oder zwischen Bankkonten der Agentur (keine echte Einnahme, nur Geldbewegungen).
Ausgabenkategorien für Agenturen
- Personalaufwendungen (projektbezogenes Personal)
- Typ: Cost of Goods Sold (COGS)
- Beschreibung: Löhne und Gehälter für Mitarbeiter, die direkt an Kundenprojekten arbeiten (z.B. Berater, Designer, Entwickler), einschließlich Sozialversicherungsbeiträge und sonstiger Personalnebenkosten.
- Einfluss auf die Liquidität: Regelmäßige und oft größte Ausgabeposition, die monatlich die Liquidität erheblich belastet.
- Personalaufwendungen (Verwaltungspersonal)
- Typ: General & Administrative (G&A)
- Beschreibung: Löhne und Gehälter für Verwaltung und Supportpersonal (z.B. Geschäftsführung, Buchhaltung), das nicht direkt an Kundenprojekten arbeitet.
- Einfluss auf die Liquidität: Regelmäßige Fixkosten, die monatlich anfallen.
- Software und Tools
- Typ: Other Operating Expenses (Opex)
- Beschreibung: Kosten für Software-Abonnements und Tools, die für die Arbeit der Agentur erforderlich sind, wie Grafiksoftware, Projektmanagement-Tools und Analyseplattformen.
- Einfluss auf die Liquidität: Monatliche oder jährliche Abonnements, die regelmäßig die Liquidität belasten.
- Marketing für Kunden (z.B. Google Ads, Social Media Ads)
- Typ: Cost of Goods Sold (COGS)
- Beschreibung: Kosten für Werbemaßnahmen, die im Rahmen von Kundenprojekten ausgeführt werden, wie z.B. Google Ads oder Social Media Ads, die direkt dem Kunden in Rechnung gestellt werden.
- Einfluss auf die Liquidität: Variable Kosten, die oft direkt mit Projektanforderungen und Budgets der Kunden zusammenhängen und sich direkt auf die Einnahmen aus diesen Projekten auswirken.
- Marketing- und Vertriebskosten (eigene Marketingmaßnahmen)
- Typ: Sales & Marketing
- Beschreibung: Kosten für die Akquise eigener Kunden, wie Google Ads, Social Media Ads, Messeauftritte und PR.
- Einfluss auf die Liquidität: Variabel und projektabhängig, aber entscheidend für die Neukundengewinnung.
- Rechts- und Beratungskosten
- Typ: General & Administrative (G&A)
- Beschreibung: Kosten für externe Beratung, wie Rechts- und Steuerberatung sowie Vertragsprüfungen.
- Einfluss auf die Liquidität: Variabel und oft fallweise anfallend, aber planbar.
- Fahrzeugkosten
- Typ: Other Operating Expenses (Opex) oder G&A
- Beschreibung: Leasinggebühren, Kraftstoff, Versicherungen und Wartungskosten für Fahrzeuge, die für Kundenmeetings oder Events genutzt werden.
- Einfluss auf die Liquidität: Regelmäßige, planbare Kosten, insbesondere bei Leasingverträgen.
- Bürokosten
- Typ: General & Administrative (G&A)
- Beschreibung: Fixkosten für das Büro, wie Miete, Strom, Internet und Reinigung.
- Einfluss auf die Liquidität: Regelmäßige monatliche Fixkosten, die die Liquidität belasten.
- Versicherungen
- Typ: General & Administrative (G&A)
- Beschreibung: Betriebliche Versicherungen, z.B. Berufshaftpflicht und Betriebsunterbrechungsversicherung.
- Einfluss auf die Liquidität: Planbare jährliche oder monatliche Kosten.
- Bankgebühren und Transaktionskosten
- Typ: Other Operating Expenses (Opex)
- Beschreibung: Gebühren für den Zahlungsverkehr, wie Überweisungen oder Kreditkartengebühren.
- Einfluss auf die Liquidität: Kleinere, regelmäßige Abflüsse, meist monatlich.
- Zinsaufwendungen
- Typ: Interest
- Beschreibung: Zinskosten für Kredite oder Leasingverträge, die zur Finanzierung von Büroausstattung oder Fahrzeugen genutzt werden.
- Einfluss auf die Liquidität: Regelmäßige Belastungen, die die monatliche Liquidität verringern.
- Steuerzahlungen
- Typ: Taxes
- Beschreibung: Zahlungen für Körperschaftsteuer, Umsatzsteuer und Gewerbesteuer.
- Einfluss auf die Liquidität: Planbare, teils hohe Beträge, die berücksichtigt werden müssen.
- Mitgliedsbeiträge (z.B. IHK, Berufsverbände)
- Typ: General & Administrative (G&A)
- Beschreibung: Beiträge für Mitgliedschaften bei Industrie- und Handelskammern oder Berufsverbänden.
- Einfluss auf die Liquidität: Planbare, meist jährlich anfallende Kosten.
- Nebenkosten des Geldverkehrs (z.B. Skonto, Mahnkosten)
- Typ: Other Operating Expenses (Opex)
- Beschreibung: Kosten wie gewährte Skonti oder Mahngebühren, die im Zahlungsverkehr anfallen.
- Einfluss auf die Liquidität: Variabel und abhängig von den Zahlungsbedingungen.
- Geldtransit
- Typ: Neutral (keine tatsächliche Ausgabe)
- Beschreibung: Interne Umbuchungen zwischen Kasse und Bankkonten.
- Einfluss auf die Liquidität: Neutral, da es sich nur um interne Transfers ohne Einfluss auf die Gesamtliquidität handelt.