Kategorisieren von Geschäftstransaktionen – Alles zu COGS, Overhead und Co – Vollständiger Leitfaden – Update 2024

Übliche Kategorien von Geschäftstransaktionen

In der Welt der Unternehmensfinanzen sind Transaktionen der Lebensnerv, der das betriebliche Herz am Schlagen hält. Jede Transaktion, egal ob es sich um einen Mittelzufluss oder -abfluss handelt, muss genau kategorisiert werden, um ein klares Finanzbild zu erhalten. Schauen wir uns einige gängige Kategorien von Geschäftsvorfällen an und konzentrieren uns dabei auf die Zu- und Abflüsse, die für jedes Unternehmen wichtig sind.

👉🏻 Tipp: So Kategorisiert Du mit finban.

Einnahmen

Umsatz

Dienstleistung: Diese Kategorie umfasst Einnahmen aus Dienstleistungen, die das Unternehmen erbringt. Egal, ob du ein Beratungsunternehmen oder eine Autowerkstatt bist, wenn du eine Dienstleistung anbietest, fallen die Einnahmen hierher.

• Beratungsgebühren von einer Unternehmensberatung.
• Rechtsberatungsgebühren von einer Anwaltskanzlei.
• Buchhaltungsdienstleistungen von einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.
• Instandhaltungsdienste durch eine Hausverwaltung.
• Haarstyling bei einem Friseur.
• Persönliche Trainingseinheiten in einem Fitnessstudio.
• Architektonische Planungsleistungen.

Produkt: Der Verkauf von physischen oder digitalen Produkten fällt unter diese Kategorie. Hier werden die Einnahmen aus deinem Buchbestseller oder deinen handgefertigten Möbeln verbucht.

• Verkauf von Elektronik in einem Einzelhandelsgeschäft.
• Einnahmen aus dem Verkauf von Büchern in einer Buchhandlung.
• Online-Verkauf von Kleidungsstücken.
• Verkauf von Möbeln durch ein Produktionsunternehmen.
• Einnahmen aus dem Verkauf von Softwarelizenzen.
• Autoverkauf durch ein Autohaus.
• Einnahmen aus dem Online-Verkauf von selbstgemachtem Kunsthandwerk.

Ertragsstrom: Dies ist eine breitere Kategorie, die verschiedene Einnahmequellen eines Unternehmens umfasst. Dazu gehören z. B. Abonnementgebühren, Lizenzeinnahmen oder Anzeigenverkäufe.

• Abonnementgebühren für ein Software-as-a-Service (SaaS) Unternehmen.
• Lizenzeinnahmen für patentierte Technologien.
• Werbeeinnahmen für einen Online-Verlag.
• Mitgliedsbeiträge für einen Berufsverband.
• Tantiemen für die Veröffentlichung eines Buches.
• Einnahmen aus Affiliate-Marketing.
• Provisionseinnahmen aus Vertriebspartnerschaften.

Finanzierung:

Schulden: Hierunter fallen Gelder, die durch Kredite, wie Bankdarlehen oder Anleihen, aufgenommen wurden. Für Unternehmen ist es wichtig, diese separat zu erfassen, um Rückzahlungspläne und Zinsausgaben zu verwalten.

• Darlehen, das von einer Bank für die Geschäftserweiterung aufgenommen wurde.
• Durch die Ausgabe von Unternehmensanleihen aufgenommene Mittel.
• Kreditlinie, die für kurzfristiges Betriebskapital genutzt wird.
• Kredit für den Kauf neuer Maschinen.
• Kreditaufnahme über eine Geschäftskreditkarte.

Eigenkapital: Dies ist das Kapital, das von Investoren im Tausch gegen Eigentumsanteile erhalten wird. Es ist ein wichtiger Zufluss für Start-ups und Unternehmen, die expandieren wollen.

• Von Angel-Investoren aufgenommenes Kapital.
• Von Risikokapitalgebern erhaltene Finanzmittel.
• Investitionen von Anteilseignern während einer Finanzierungsrunde.
• Persönliches Geld des Eigentümers, das in das Unternehmen investiert wird.
• Equity Crowdfunding von einer Gruppe von Kleinanlegern.

Ausgaben

Kosten der verkauften Waren (COGS)

• Betrieb:
  • Direkte Arbeitskosten für die Herstellung von Produkten.
  • Rohmaterialkosten für die Produktion.
  • Gemeinkosten der Fabrik, wie z.B. Betriebsmittel und Wartung.

Weitere COGS

• Technische Unterstützung:
  • Gehälter der Mitarbeiter des technischen Supports.
  • Kosten für Werkzeuge und Software, die für den Support eingesetzt werden.
  • Ausbildungskosten für technische Supportteams.
• Direkte Arbeit: Dazu gehören die Löhne und Gehälter der Beschäftigten, die direkt an der Produktion von Waren oder Dienstleistungen beteiligt sind.
  • Programmierer und Designer, die direkt am Serviceerbringung beteiligt sind
  • Löhne von Arbeitern in einer Produktionsstätte.
  • Gehälter von Köchen in einem Restaurant.
  • Löhne für Bauarbeiter in einem Bauunternehmen.
• Direkte Materialien: Das sind die Rohstoffe, die direkt für die Herstellung eines Produkts verwendet werden:
  • Holz und Metall, die in der Möbelherstellung verwendet werden.
  • Zutaten für Lebensmittelprodukte in einer Bäckerei.
  • Elektronische Komponenten, die bei der Herstellung von Gadgets verwendet werden.
• Lieferantenkosten: Zahlungen an Lieferanten für Komponenten oder Materialien, die Teil des Endprodukts sind
  • Einkauf von Stoffen und Garnen für ein Bekleidungsunternehmen.
  • Kauf von Autoteilen für die Fahrzeugmontage in einer Autofabrik.
  • Kosten für den Kauf von Softwarekomponenten zur Integration in ein größeres technisches Produkt.
• Kosten für die Qualitätskontrolle: Kosten, die entstehen, um sicherzustellen, dass die Produkte den Qualitätsstandards entsprechen
  • Inspektion und Prüfung von Rohstoffen und Fertigprodukten.
  • Gehälter der Mitarbeiter der Qualitätskontrolle.
  • Kosten für die Zertifizierung und die Einhaltung von Industriestandards.
• Verpackung: Die Kosten für Material und Arbeit, die für die Verpackung des Produkts für den Verkauf anfallen
  • Schachteln, Einwickler und Etiketten für die Verpackung.
  • Arbeitskräfte für die Verpackung der Produkte.
  • Kosten für umweltfreundliche oder spezielle Verpackungen.
• Versand und Frachtkosten für Materialien: Kosten für den Transport der Materialien zum Produktionsstandort oder für den Versand des Endprodukts zum Lager oder zu den Händlern
  • Frachtkosten für den Import von Rohstoffen.
  • Frachtkosten für den Versand von Fertigwaren an ein Vertriebszentrum.
  • Kosten für die Transportversicherung.

Overhead, aber COGS

Die Einbeziehung der Fertigungsgemeinkosten in die Umsatzkosten (COGS) ist gängige Bilanzierungspraxis, da diese Kosten zwar nicht direkt auf einzelne Produkteinheiten zurückgeführt werden können, aber ein wesentlicher Bestandteil des Produktionsprozesses sind. Mehr dazu unten im Artikel.

• Fertigungsgemeinkosten: Das sind indirekte Kosten, die mit der Produktion zusammenhängen, sich aber nicht direkt auf bestimmte produzierte Einheiten zurückführen lassen. Zum Beispiel:
  • Instandhaltung und Versorgungsleistungen für die Produktionsanlage.
  • Abschreibung von Maschinen und Anlagen, die im Produktionsprozess verwendet werden.
  • Miete und Versicherung der Fabrik.
• Kosten der Produktionsstätte: Ausgaben, die direkt mit der Produktionsstätte verbunden sind:
  • Versorgungskosten, die speziell für den Produktionsbereich anfallen.
  • Sicherheitsausrüstung für eine Produktionsstätte.
  • Kosten für die Einhaltung von Umweltvorschriften für die Anlage.

Abschreibung und Amortisation

• Amortisation:
  • Amortisation von Patenten über ihre Nutzungsdauer.
  • Abschreibung der Kosten für die Ersteinrichtung von IT-Systemen.
  • Abschreibung von aktivierten Softwareentwicklungskosten.
• Abschreibung:
  • Abschreibung von Büroausstattung und Mobiliar.
  • Abschreibung von Firmenwagen.
  • Abschreibung von Produktionsmaschinen.

Allgemeines und Verwaltung

• Verwaltung:
  • Ausgaben für Bürobedarf und -ausstattung.
  • Gehälter des Verwaltungspersonals.
  • Büromiete und Nebenkosten.
• Finanzen:
  • Gehälter der Mitarbeiter der Finanzabteilung.
  • Bankgebühren und -abgaben.
  • Gebühren für Wirtschaftsprüfung und Buchhaltung.
• Personal:
  • Einstellungskosten.
  • Schulungs- und Entwicklungsprogramme für Mitarbeiter.
  • Sozialleistungen und Sozialausgaben für Mitarbeiter.
• IT / Helpdesk:
  • Kosten für die Wartung der IT-Infrastruktur.
  • Gehälter der IT-Support-Mitarbeiter.
  • Softwarelizenzgebühren und -abonnements.
• Rechtliches:
  • Kosten für Rechtsberatung und -vertretung.
  • Kosten für die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften.
  • Kosten für Rechtsstreitigkeiten und Vergleiche.

Zinsen

• Zinsaufwendungen für Geschäftskredite.
• Zinszahlungen für Kreditkarten.
• Zinsen für Hypotheken für Geschäftsimmobilien.

Sonstige nicht-operative Posten

• Verluste aus der Abschreibung von Vermögenswerten.
• Währungsverluste.
• Kosten aus Umstrukturierung oder Reorganisation.

Sonstige Opex (Sonstige Betriebsausgaben)

• Ungewöhnliche oder seltene Ausgaben, die nicht anderweitig klassifiziert sind.
• Einmalige Ausgaben für besondere Projekte.
• Verschiedene Betriebskosten.

Forschung und Entwicklung

• Produktmanagement:
  • Kosten für Produktentwicklung und Design.
  • Marktforschung für die Entwicklung neuer Produkte.
• Qualitätssicherung:
  • Kosten für Produkttests und Qualitätskontrolle.
  • Kosten für Compliance und Zertifizierung.
• Softwareentwicklung:
• Gehälter von Softwareentwicklungsteams.
• Kosten für Entwicklungswerkzeuge und Software.

Vertrieb & Marketing

• Kundenerfolg (Customer Success):
  • Kosten für Kundenbetreuung und -service.
  • Kundentreue- und Kundenbindungsprogramme.
• Marketing:
  • Kosten für Werbung und Verkaufsförderung.
  • Kosten für Marketingkampagnen und Veranstaltungen.
• Vertrieb (Sales):
  • Gehälter und Provisionen des Verkaufspersonals.
  • Reise- und Unterbringungskosten für Verkaufstreffen.
• Vertriebsaktivitäten (Sales Operations):
  • Vertriebsunterstützung und Verwaltungskosten.
  • Ausgaben für CRM und Vertriebssoftware.

Steuern

• Körperschaftssteuern.
• Verkaufssteuerzahlungen.
• Lohnsteuern auf Mitarbeitergehälter.

Overhead: Gemeinkosten im Unternehmen verstehen

In jedem Unternehmen ist das Verständnis und die Verwaltung der Gemeinkosten entscheidend für die finanzielle Gesundheit und die betriebliche Effizienz. Gemeinkosten, auch indirekte Kosten genannt, sind Ausgaben, die nicht direkt mit der Produktion von Waren oder Dienstleistungen verbunden sind, aber für das Funktionieren des Unternehmens insgesamt notwendig sind. Wir wollen die Art der Gemeinkosten und ihre Auswirkungen auf ein Unternehmen untersuchen.

Definition von Gemeinkosten

Art der Gemeinkosten: Gemeinkosten sind die Ausgaben, die für den täglichen Betrieb des Unternehmens erforderlich sind, unabhängig von der Höhe der Produktion oder des Umsatzes des Unternehmens. Diese Kosten sind nicht direkt dem Produktionsprozess zuzuordnen, sind aber für den Betrieb des Unternehmens unerlässlich.

Arten von Gemeinkosten:

• Fixe Gemeinkosten: Das sind Kosten, die sich nicht mit der Höhe der Produktion oder des Umsatzes ändern. Beispiele dafür sind Miete, Gehälter des Verwaltungspersonals und Versicherungen.
• Variable Gemeinkosten: Diese Kosten schwanken mit der Geschäftstätigkeit, sind aber nicht direkt mit der Produktion verbunden. Ein Beispiel dafür sind Strom- und Wasserrechnungen, die je nach Verbrauch schwanken können, aber nicht direkt mit der Menge der produzierten Waren verbunden sind.
• Halbvariable Gemeinkosten: Diese Gemeinkosten haben sowohl feste als auch variable Bestandteile, wie z.B. eine Telefonrechnung mit einer festen Leitungsmiete und variablen Gesprächsgebühren.

Die Bedeutung der Verwaltung von Gemeinkosten

• Auswirkung auf die Rentabilität: Obwohl die Gemeinkosten nicht direkt zur Produktion von Waren oder Dienstleistungen beitragen, können sie sich erheblich auf das Endergebnis auswirken. Hohe Gemeinkosten können den Gewinn schmälern, weshalb es für Unternehmen wichtig ist, diese Ausgaben zu überwachen und zu kontrollieren.
• Budgetierung und Finanzplanung: Eine wirksame Verwaltung der Gemeinkosten ist für eine genaue Budgetierung und Finanzplanung unerlässlich. Die Unternehmen müssen Prognosen erstellen und Ressourcen effizient zuweisen, um diese Kosten zu decken, ohne die Rentabilität zu beeinträchtigen.
• Preisstrategie: Um den richtigen Preis für Produkte oder Dienstleistungen festzulegen, ist es wichtig, die Gemeinkosten zu kennen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Preise nicht nur die direkten Kosten (COGS) decken, sondern auch die Gemeinkosten angemessen berücksichtigen, um die Rentabilität zu erhalten.

Strategien für das Management von Gemeinkosten

• Regelmäßige Überprüfung und Analyse: Unternehmen sollten ihre Gemeinkosten regelmäßig überprüfen, um Bereiche zu identifizieren, in denen die Kosten gesenkt oder effektiver kontrolliert werden können.
• Technologie und Automatisierung: Die Einführung von Technologielösungen kann die Abläufe rationalisieren und die Gemeinkosten senken, insbesondere in Bereichen wie Verwaltung, Buchhaltung und Kundenservice.
• Auslagerung von Nicht-Kernaktivitäten: Die Auslagerung von Tätigkeiten, die nicht zum Kerngeschäft gehören, kann eine effektive Methode sein, um die Gemeinkosten zu senken. Diese Strategie ermöglicht es den Unternehmen, sich auf ihre Haupttätigkeiten zu konzentrieren und gleichzeitig die Ausgaben in Bereichen wie IT-Dienstleistungen oder Personalverwaltung zu senken.
• Energieeffizienz und Nachhaltigkeit: Die Einführung energieeffizienter Praktiken und nachhaltiger Betriebsabläufe kann die Betriebs- und Wartungskosten langfristig erheblich senken.
• Leasing vs. Kauf: Die Entscheidung, ob Ausrüstung und Immobilien geleast oder gekauft werden sollen, kann sich auf die Gemeinkosten auswirken. Leasing kann mehr Flexibilität und niedrigere Anfangskosten bieten, während der Kauf auf lange Sicht kostengünstiger sein kann.

Fertigungsgemeinkosten (Manufactuirng / Production overheads)

Die Einbeziehung der Fertigungsgemeinkosten in die Umsatzkosten (COGS) ist gängige Bilanzierungspraxis, da diese Kosten zwar nicht direkt auf einzelne Produkteinheiten zurückgeführt werden können, aber ein wesentlicher Bestandteil des Produktionsprozesses sind. Schauen wir uns an, warum die Fertigungsgemeinkosten Teil der Herstellungskosten sind:

• Integraler Bestandteil der Produktion: Fertigungsgemeinkosten sind Kosten, die für den Produktionsprozess notwendig sind, aber nicht direkt mit bestimmten Produktionseinheiten in Verbindung gebracht werden können. Dazu gehören z. B. die Versorgungsleistungen für die Produktionsanlage, die Instandhaltung der Anlagen und die Miete der Fabrik.
• Zuweisung zu Produkten: Auch wenn sich diese Kosten nicht auf ein bestimmtes Produkt pro Einheit zurückführen lassen, sind sie doch für die Herstellung der Waren notwendig. Deshalb werden sie nach vernünftigen und systematischen Methoden auf die Produkte umgelegt. Zum Beispiel können die Gemeinkosten auf der Grundlage der Anzahl der Produktions- oder Maschinenstunden zugewiesen werden, die für jedes Produkt verwendet werden.
• Auswirkungen auf die Produktkalkulation: Die Fertigungsgemeinkosten beeinflussen die Gesamtkosten für die Herstellung der Produkte. Würden diese Kosten aus den Herstellungskosten herausgerechnet, würde dies die tatsächlichen Kosten der verkauften Produkte nicht genau widerspiegeln und zu einer verzerrten Darstellung der Bruttomarge und der Rentabilität führen.
• Übereinstimmung mit den Rechnungslegungsgrundsätzen: Die Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) und die International Financial Reporting Standards (IFRS) schreiben vor, dass alle Produktionskosten (direkte und indirekte) in den Herstellungskosten enthalten sein sollten. Da es sich bei den Fertigungsgemeinkosten um indirekte Produktionskosten handelt, fallen sie unter diese Kategorie.
• Variable und fixe Bestandteile: Zu den Fertigungsgemeinkosten gehören sowohl variable als auch fixe Kosten. Variable Gemeinkosten ändern sich mit dem Produktionsvolumen (z. B. Betriebsmittel), während fixe Gemeinkosten unabhängig vom Produktionsvolumen konstant bleiben (z. B. Fabrikmiete).
• Absorptionskostenmethode: Bei der Vollkostenrechnung (die in vielen Ländern für die externe Berichterstattung vorgeschrieben ist) werden alle Herstellungskosten (Lohneinzelkosten, Materialeinzelkosten und Fertigungsgemeinkosten) in den Produktkosten “aufgehen”. Diese Methode stellt sicher, dass die Bewertung der Vorräte und die Kosten der verkauften Waren alle mit der Produktion verbundenen Kosten enthalten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Fertigungsgemeinkosten den Herstellungskosten zugeordnet werden, um sicherzustellen, dass die Kosten für die Herstellung der Waren vollständig erfasst werden und ein genaueres und vollständigeres Bild der Kostenstruktur der verkauften Produkte entsteht. Diese Kategorisierung ist für eine korrekte Finanzberichterstattung, Preisstrategien und das interne Kostenmanagement unerlässlich.

Fazit

Die Gemeinkosten spielen eine entscheidende Rolle in der Finanzstruktur eines Unternehmens. Obwohl sie nicht direkt mit der Produktion oder dem Verkauf von Waren und Dienstleistungen verbunden sind, sind sie für den reibungslosen Betrieb des Unternehmens unerlässlich. Ein effektives Management der Gemeinkosten ist der Schlüssel zur Aufrechterhaltung einer gesunden Gewinnspanne und zur Sicherung des langfristigen Fortbestands des Unternehmens. Indem sie diese Ausgaben verstehen, überwachen und strategisch verwalten, können Unternehmen ihre finanzielle Leistungsfähigkeit und ihren Wettbewerbsvorteil verbessern. Am besten überwacht man Overhead und Herstellungskosten mit Finanz-Tool wie finban.io

Agenturen – Overhead und COGS in Agenturen

Für Agenturen, die in der Regel in den Bereichen Werbung, Marketing, Öffentlichkeitsarbeit, Beratung und ähnlichen dienstleistungsorientierten Branchen tätig sind, ist das Verständnis der Unterscheidung und Verwaltung von Gemeinkosten und Umsatzkosten (COGS) von zentraler Bedeutung. In diesem Kapitel wird erläutert, wie sich diese Finanzkategorien in Agenturen auf besondere Weise manifestieren und verwaltet werden.

COGS in Agenturen verstehen

Die Natur der Herstellungskosten in der Dienstleistungsbranche: Im Gegensatz zu produzierenden Unternehmen beziehen sich die Herstellungskosten von Agenturen oft auf direkte Arbeitskosten und bestimmte direkte Ausgaben im Zusammenhang mit der Betreuung der Kunden.

• Direkte Arbeit: Gehälter oder Löhne von Mitarbeitern, die direkt an Kundenprojekten beteiligt sind, wie Designer, Berater oder Texter.
  Direkte Dienstleistungskosten: Ausgaben, die direkt für ein bestimmtes Kundenprojekt anfallen, wie z. B. der Kauf von Medienplatz, bestimmte Software-Abonnements für einen Kunden oder die Auslagerung von Kosten an Freiberufler.
• Projektspezifische Kosten: Einige Kosten können von einem Projekt zum anderen stark variieren und werden direkt den Herstellungskosten zugerechnet. Dazu gehören:
  • Spezialsoftware oder Werkzeuge, die für ein bestimmtes Projekt benötigt werden.
  • Reise- und Unterbringungskosten für Kundentreffen oder Arbeit vor Ort.

Gemeinkosten im Agenturgeschäft

• Fixe Gemeinkosten: Das sind die Kosten, die nicht mit der Anzahl der Kundenprojekte schwanken. Zu den üblichen fixen Gemeinkosten in Agenturen gehören:
  • Büromiete, Nebenkosten und Instandhaltung.
  • Gehälter von Verwaltungsmitarbeitern, Personalabteilung, IT-Abteilung und Geschäftsleitung.
  • Versicherungen, Rechtskosten und Lizenzkosten.
• Variable Gemeinkosten: Zu den variablen Gemeinkosten, die in Agenturen seltener vorkommen, gehören u.a.:
  • Marketing- und Werbekosten für die Agentur selbst.
  • Kosten für berufliche Weiterbildung und Schulungen, die nicht kundenspezifisch sind.

Beispiel Tabelle:

Financial Category	Description	Amount (USD)
Revenue	Total earnings from client projects	$1,000,000
COGS
– Direct Labor	Salaries for team working on client projects	$400,000
– Direct Service Costs	Costs directly associated with projects	$100,000
Total COGS		$500,000
Gross Profit	Revenue – COGS	$500,000
Operating Expenses
– Marketing and Advertising	Marketing and advertising expenses	$150,000
– General & Administrative	Administrative staff, office rent, utilities	$200,000
– Other Overheads	Miscellaneous operational expenses	$50,000
Total Operating Expenses		$400,000
Operating Income	Gross Profit – Operating Expenses	$100,000
Net Income	Operating Income – Taxes and deductions	$70,000

Management von Gemeinkosten und COGS in Agenturen

• Effizienz in der Leistungserbringung: Die Agenturen müssen ein Gleichgewicht zwischen Servicequalität und Kosteneffizienz herstellen. Dazu gehört, dass sie den Einsatz von Personalressourcen optimieren und unnötige direkte Ausgaben minimieren.
• Preisgestaltungsstrategien: Die Agenturen müssen sicherstellen, dass ihr Preismodell sowohl die Selbstkosten als auch die Gemeinkosten deckt und gleichzeitig wettbewerbsfähig bleibt. Dazu gehören oft Aufschläge auf die direkten Kosten oder wertorientierte Preisstrategien.
• Überwachung der Projektkosten: Eine genaue Überwachung der projektspezifischen Kosten ist entscheidend. Dadurch wird sichergestellt, dass die Agentur auf Projektbasis rentabel bleibt, insbesondere bei Festpreisverträgen.
• Einsatz von Technologie: Der Einsatz von Projektmanagement- und Buchhaltungssoftware hilft den Agenturen dabei, Zeit und Kosten genau zu erfassen und die korrekte Zuordnung von Gemeinkosten zu gewährleisten.
• Flexible Personalbesetzungsmodelle: Agenturen können flexible Personalstrategien anwenden, wie z. B. den Einsatz von Freelancern für Spitzenzeiten, um die direkten Arbeitskosten mit den aktuellen Einnahmen in Einklang zu bringen.
• Kontrolle der Gemeinkosten: Eine regelmäßige Überprüfung und Verwaltung der fixen Gemeinkosten kann die Rentabilität verbessern. Dazu kann es gehören, die Miete neu zu verhandeln oder Möglichkeiten der Telearbeit zu erkunden, um den Bedarf an Büroflächen zu reduzieren.

Fazit

In Agenturbüros ist die Unterscheidung zwischen Herstellungskosten und Gemeinkosten von entscheidender Bedeutung, aber auch sehr differenziert. Agenturen müssen beide sorgfältig verwalten, um ihre Rentabilität zu erhalten. Die Herstellungskosten in Agenturen sind eng mit den direkten Personalkosten und den kundenspezifischen Ausgaben verbunden, während die Gemeinkosten die allgemeinen Betriebskosten abdecken. Ein effektives Management dieser finanziellen Kategorien ist der Schlüssel zum Erfolg und zur Nachhaltigkeit einer Agentur.

SaaS – Overhead (Gemeinskosten) & COGS (Herstellungskosten) in SaaS-Unternehmen

Software-as-a-Service (SaaS)-Unternehmen, die cloudbasierte Softwarelösungen auf Abonnementbasis anbieten, haben eine besondere Finanzstruktur. Für ein effektives Finanzmanagement ist es wichtig zu verstehen, wie sich die Gemeinkosten und die Selbstkosten (COGS) in solchen Unternehmen auswirken. Sehen wir uns diese Kategorien im Kontext von SaaS-Unternehmen an.

COGS in SaaS-Unternehmen

Direkte und variable Kosten: COGS in SaaS-Unternehmen sollten Hosting-Kosten (z. B. AWS), Personalkosten für die Wartung der Produktionsumgebung (DevOps) und Kosten für den Kundensupport/Erfolg der Anwendung beinhalten. Diese sind für die Bereitstellung des SaaS-Produkts unerlässlich.

Wichtige Bestandteile:

• Hosting, einschließlich Kommunikationskosten und, in seltenen Fällen, Abschreibungen auf eigene Anlagen.
• Gehälter für Kundensupport und Erfolgsteams, die sich auf Kundenbindung und -zufriedenheit konzentrieren.
• Kosten für Software oder Daten von Drittanbietern, die in dem gelieferten Produkt enthalten sind.
• Direkte Personalkosten, die für die laufende Leistungserbringung notwendig sind.

Von den COGS ausgenommen

Zu den Herstellungskosten gehören nicht:

• Die allgemeine Verwaltung
• Abschreibungen für Forschung und Entwicklung
• Produktentwicklung
• Upselling
• Miete
• Provisionen
• Wartung des Rechenzentrums

Beispiel Tabelle:

Financial Category	Description	Amount (USD)
Revenue	Total earnings from subscriptions	$1,000,000
COGS
– Hosting costs	AWS hosting for services	$50,000
– Support Staff	Salaries for customer support team	$100,000
– Third-party Software	Costs for integrated software components	$30,000
Total COGS		$180,000
Gross Profit	Revenue – COGS	$820,000
Operating Expenses
– R&D/Software Development	Software development and innovation costs	$200,000
– Sales & Marketing	Advertising, marketing campaigns	$150,000
– General & Administrative	Administrative staff, office rent, utilities	$120,000
Total Operating Expenses		$470,000
Operating Income	Gross Profit – Operating Expenses	$350,000
Net Income	Operating Income – Taxes and other deductions	$300,000

Beispiel Aufstellung mit fiktven Daten:

Month	Revenue (USD)	COGS (USD)	Gross Profit (USD)	Operating Expenses (USD)	Net Income (USD)
Jan	121,311	24,067	97,244	37,930	59,314
Feb	126,890	23,570	103,320	35,703	67,617
Mar	125,663	25,154	100,509	38,540	61,969
Apr	134,242	25,572	108,670	38,309	70,361
May	143,376	29,095	114,281	44,978	69,303
Jun	147,961	27,388	120,573	41,104	79,469
Jul	151,634	30,532	121,102	47,603	73,499
Aug	154,969	32,274	122,695	46,204	76,491
Sep	162,808	31,026	131,782	48,867	82,915
Oct	165,866	34,726	131,140	51,085	80,055
Nov	174,558	34,181	140,377	48,824	91,553
Dec	173,578	35,888	137,690	52,398	85,292

Warum ist die Softwareentwicklung und Forschung & Entwicklung con den COGS ausgeschlossen?

Softwareentwicklung und F&E sind bei SaaS-Unternehmen aus einigen wichtigen Gründen nicht in den COGS enthalten:

• Nicht-direkte Kosten: Softwareentwicklung und F&E gelten nicht als direkte Kosten für die Erbringung der Dienstleistung an die Kunden. Zu den Herstellungskosten gehören in der Regel Ausgaben, die direkt mit der Produktion oder Bereitstellung von Produkten oder Dienstleistungen verbunden sind, wie z. B. Hosting-Kosten oder Kundensupport.
• Kapitalisierung und Abschreibung: Ausgaben für Softwareentwicklung und F&E werden oft aktiviert und über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben. Durch diese buchhalterische Behandlung werden diese Kosten als Investition in die zukünftigen Fähigkeiten des Unternehmens anerkannt und nicht als unmittelbare Kosten der verkauften Waren.
• GAAP-Richtlinien: Nach den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) sollten Ausgaben wie F&E und Softwareentwicklung nicht in die Herstellungskosten einbezogen werden. Sie werden als Kosten für die Schaffung eines zukünftigen wirtschaftlichen Nutzens betrachtet, die von den Kosten für die Erbringung der aktuellen Leistungen getrennt sind.
• Strategischer und langfristiger Charakter: Softwareentwicklung und F&E sind strategische Investitionen, die dem SaaS-Unternehmen über einen längeren Zeitraum zugute kommen, nicht nur in der aktuellen Periode der Umsatzgenerierung.

Diese Unterscheidung hilft, ein klareres Bild von den unmittelbaren Kosten der Leistungserbringung und den langfristigen Investitionen in Produktentwicklung und Innovation zu erhalten.

Verwaltung der Gemeinkosten bei SaaS

• Fixe Gemeinkosten: Dazu gehören die Gehälter der Verwaltungs- und Nicht-Produktionsmitarbeiter, Bürokosten, Marketing- und Werbekosten.
• Variable Gemeinkosten: Dazu gehören Provisionen, die mit dem Verkauf zusammenhängen, aber nicht direkt mit der Leistungserbringung verbunden sind.
• Strategischer Fokus: SaaS-Unternehmen sollten bei der Verwaltung ihrer Gemeinkosten den Schwerpunkt auf Skalierbarkeit und Effizienz legen. Durch den Einsatz von Technologien und die Optimierung interner Prozesse können diese Kosten deutlich gesenkt werden.
• Auswirkungen auf die Bruttomarge: Die korrekte Kategorisierung der Gemeinkosten ist entscheidend für die genaue Bestimmung der Bruttomarge, einer wichtigen Kennzahl für die Leistung und Bewertung von SaaS-Unternehmen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass für SaaS-Unternehmen die Unterscheidung zwischen Herstellungskosten und Gemeinkosten für die finanzielle Klarheit unerlässlich ist. Die Herstellungskosten sollten ausschließlich die Kosten umfassen, die direkt mit der Erbringung der SaaS-Dienstleistung verbunden sind, während die Gemeinkosten umfassendere betriebliche Aufwendungen umfassen. Diese Klarheit ist für eine genaue Finanzberichterstattung und betriebliche Effizienz unerlässlich.

Produktion – Gemeinkosten und Herstellungskosten in Produktionsbetrieben

In produzierenden Unternehmen ist es aufgrund der Art der Produktion und des Betriebs von entscheidender Bedeutung, die Beziehung zwischen Herstellungskosten und Gemeinkosten zu verstehen. Hier ist ein Überblick:

COGS in der Fertigung

• Direkte Materialien: Rohstoffe, die für die Herstellung von Waren verwendet werden.
• Direkte Arbeit: Arbeitskosten, die direkt mit dem Herstellungsprozess verbunden sind.
• Manufacturing Overheads (Fertigungsgemeinkosten): Indirekte Kosten, die mit der Produktion zusammenhängen, wie z. B. die Instandhaltung der Fabrik, die Abschreibung der Anlagen und die Betriebskosten für die Produktionsstätte.
  

Fertigungsgemeinkosten sind Herstellungskosten?

In Unternehmen des verarbeitenden Gewerbes gehören die Fertigungsgemeinkosten zu den Umsatzkosten (Cost of Goods Sold, COGS). Die Fertigungsgemeinkosten umfassen alle indirekten Kosten, die mit dem Fertigungsprozess verbunden sind. Dazu gehören Ausgaben wie:

• Fabrikmiete oder Abschreibung.
• Wartung und Reparatur von Produktionsanlagen.
• Versorgungsleistungen für die Produktionsstätte.
• Gehälter von Produktionsleitern und Mitarbeitern der Qualitätskontrolle.
• Kosten für Betriebsmittel, die nicht direkt mit bestimmten Produkten verbunden sind.

Diese Gemeinkosten sind für die Produktion unerlässlich, lassen sich aber nicht direkt auf bestimmte Produkteinheiten zurückführen und werden daher den Herstellungskosten zugerechnet. Die genaue Erfassung dieser Gemeinkosten ist entscheidend für die Ermittlung der tatsächlichen Produktionskosten in der Fertigung.

Gemeinkosten in der Fertigung

• Fixe Gemeinkosten: Kosten, die unabhängig vom Produktionsniveau konstant bleiben, z. B. Miete, Verwaltungsgehälter und Versicherungen.
• Variable Gemeinkosten: Kosten, die mit dem Produktionsvolumen schwanken, wie Versandkosten und Verkaufsprovisionen.
• Halbvariable Gemeinkosten: Kosten, die sowohl feste als auch variable Bestandteile enthalten, wie Strom und Wartungsdienste.

Herausforderungen in der Produktion

• Die Ausgewogenheit von COGS und Overheads ist der Schlüssel zur Rentabilität.
• Ein effizientes Produktions- und Kostenmanagement ist unerlässlich, um wettbewerbsfähige Preise und gesunde Gewinnspannen zu erzielen.
• Aufgrund der hohen Investitionen in Rohstoffe, Arbeitskräfte und Gemeinkosten, die für die Produktion erforderlich sind, stehen Fertigungsunternehmen vor besonderen Herausforderungen im Finanzmanagement.
• Die genaue Verfolgung und Verwaltung dieser Kosten ist entscheidend für die finanzielle Gesundheit und die Wettbewerbsposition des Unternehmens.

Shops – Gemeinkosten & COGS im Einzelhandel (Shops)

In Einzelhandelsgeschäften ist die Unterscheidung zwischen Herstellungskosten und Gemeinkosten der Schlüssel zum Finanzmanagement. Hier ist ein Überblick:

COGS im Einzelhandel

• Produktkosten: Der Einkaufspreis der verkauften Waren, einschließlich Transport und Handling.
• Verpackung: Kosten für Verpackungsmaterial für Produkte.
• Direkte Arbeit: Arbeitskosten, die direkt mit dem Verkauf und der Bestandsverwaltung verbunden sind.

Gemeinkosten im Einzelhandel

• Fixe Gemeinkosten: Dazu gehören Miete, Nebenkosten und die Gehälter des nicht im Verkauf tätigen Personals.
• Variable Gemeinkosten: Dazu gehören Marketing, Werbung und Verkaufsprovisionen.
• Halbvariable Gemeinkosten: Wie z.B. Instandhaltungskosten oder Versorgungsleistungen, die je nach Nutzung variieren, aber eine feste Komponente haben.

Unterschied zwischen Einzelhandel und Online Shop

Der Hauptunterschied zwischen Einzelhandelsgeschäften und Online-Shops liegt in ihrer Betriebsstruktur und Kostendynamik:

• Physische Präsenz vs. digitale Plattform:
  • Einzelhandelsgeschäfte benötigen einen physischen Raum, der Miete, Nebenkosten und Personal beinhaltet.
  • Online-Shops werden auf digitalen Plattformen betrieben, so dass die Kosten für das Ladengeschäft entfallen.
• Bestandsmanagement:
  • Einzelhandelsgeschäfte haben oft nur begrenzten Platz, was sich auf die Lagerhaltung auswirkt.
  • Online-Shops können größere, zentrale Lager oder Drop-Shipping-Modelle nutzen und bieten so eine größere Vielfalt ohne Platzprobleme.
• Gemeinkosten:
  • Einzelhandelsgeschäfte haben höhere Fixkosten aufgrund der physischen Räumlichkeiten.
  • Online-Shops haben in der Regel geringere Fixkosten, investieren aber möglicherweise mehr in digitales Marketing und Technologie.
• Kundenerlebnis:
  • Der Einzelhandel bietet ein unmittelbares, greifbares Kundenerlebnis.
  • Online-Shops konzentrieren sich auf die Benutzerfreundlichkeit der Website, Kundenrezensionen und den digitalen Kundenservice.
• Vertrieb und Marketing:
  • Im Einzelhandel kommt es auf den Standort, das Ladenlayout und die Kundenfrequenz an.
  • Online-Shops sind stark auf digitales Marketing, SEO und Online-Sichtbarkeit angewiesen.

Jedes Modell hat seine eigenen Herausforderungen und Vorteile, die sich auf das Finanzmanagement und die Betriebsstrategien auswirken.

Herausforderungen für Online-Shops

Online-Shops profitieren zwar von niedrigeren Gemeinkosten als der stationäre Einzelhandel, stehen aber vor ganz eigenen Herausforderungen:

• Der Wettbewerb: Die digitale Landschaft ist hart umkämpft, und viele Akteure buhlen um die Aufmerksamkeit der Verbraucher. Um sich abzuheben, sind effektive SEO- und digitale Marketingstrategien erforderlich.
• Technologieabhängigkeit: Online-Shops sind in hohem Maße von Technologie abhängig, z. B. bei der Funktionalität der Website, der Cybersicherheit und der Datenanalyse, die ständig aktualisiert und gewartet werden muss.
• Versand und Logistik: Effiziente und kostengünstige Versand- und Abwicklungsprozesse können sehr komplex sein, besonders bei globalen Geschäften.
• Kundenvertrauen und Loyalität: Der Aufbau von Vertrauen ohne physische Präsenz erfordert einen hervorragenden Kundenservice, zuverlässige Produkte und positive Online-Bewertungen.
• Rückgabe- und Erstattungsrichtlinien: Ein effizienter Umgang mit Rücksendungen und Rückerstattungen ist wichtig, um die Kundenzufriedenheit zu erhalten, kann aber eine logistische Herausforderung und kostspielig sein.
• Marktsättigung: Die einfache Einrichtung von Online-Shops hat in vielen Nischen zu einer Marktsättigung geführt, was die Differenzierung erschwert.

Die Bewältigung dieser Herausforderungen ist entscheidend für den Erfolg von Online-Shops und erfordert eine Mischung aus technischem Know-how, effektivem Marketing und robusten operativen Strategien.

Herausforderungen im Einzelhandel

• Die Bestandsverwaltung ist entscheidend für die Kontrolle der COGS.
• Die Gemeinkosten, vor allem im stationären Handel, können die Rentabilität erheblich beeinflussen.
• Wirksame Preisstrategien müssen sowohl die COGS als auch die Gemeinkosten abdecken, um einen nachhaltigen Betrieb zu gewährleisten.
• Für Einzelhandelsgeschäfte ist der Ausgleich zwischen Waren- und Gemeinkosten unerlässlich, um gesunde Gewinnspannen zu erhalten und geschäftlichen Erfolg zu erzielen.