Dokumentation / Ist-Zahlen, offene Posten und Planwerte
Verständnis der Schlüsselbegriffe in der Liquiditätsplanung
In der Welt der Liquiditätsplanung werden häufig die Begriffe “Ist-Zahlen”, “Offene Posten” und “Planungswerte” verwendet. Diese Termini können für Einsteiger ein wenig verwirrend sein. Daher wollen wir diese hier ein bisschen entmystifizieren.
Ist-Zahlen (gebuchte Werte)
Was sind Ist-Zahlen? Ist-Zahlen sind die tatsächlichen, bereits verbuchten finanziellen Transaktionen eines Unternehmens. Das können Einnahmen, Ausgaben, Investitionen oder andere Cashflows sein, die bereits stattgefunden haben.
Warum sind sie wichtig? Ist-Zahlen dienen als Grundlage für verschiedene Analysen und Reports. Sie ermöglichen einen realistischen Blick auf die finanzielle Situation und können als Benchmark für zukünftige Planungen herangezogen werden.
Offene Posten
Was sind Offene Posten? Unter Offenen Posten versteht man noch nicht abgeschlossene oder beglichene Geschäftsvorfälle. Das können zum Beispiel ausstehende Rechnungen, noch nicht kassierte Einnahmen oder schwebende Verbindlichkeiten sein.
Warum sind sie wichtig? Die Berücksichtigung von Offenen Posten ist essenziell für eine akkurate Liquiditätsplanung. Sie helfen dabei, ein vollständiges Bild der finanziellen Verpflichtungen und Möglichkeiten zu bekommen.
Planungswerte
Was sind Planungswerte? Planungswerte sind geschätzte oder projizierte finanzielle Daten / Budgets, die in der Zukunft liegen. Diese Zahlen basieren auf historischen Daten, aktuellen Trends und weiteren Annahmen.
Warum sind sie wichtig? Planungswerte sind das Herzstück jeder Liquiditätsplanung. Sie ermöglichen es, vorausschauende Entscheidungen zu treffen und Risiken frühzeitig zu identifizieren.
finban unterscheidet bei der Planung zwischen:
- Gebucht (oder IST-Werte) = Tatsächliche Werte
- Offene Positionen = Erwartet Werte in der Periode
- Geplant = die Summe der geplanten Budgets
Man spricht hier auch gerne von Härtegraden:
- Gebucht = höchster Härtegrad, da er bereits eingetroffen ist
- Offen = mittlerer Härtegrad, da Rechnung vorliegt und Fälligkeit angenommen werden kann und
- Geplant = niedrigster Härtegrad, da sie noch nicht eingegangen ist und es sich in der Regel eher um einen Pauschalbetrag handelt.
Die folgende fiktive Situation:
Wir haben eine Rechnung von € 1000,00 gestellt.
Wir und erwarten, dass wir sie in dieser Periode erhalten. In der Periode hat es noch keine Transaktionen gegeben:
- Gebucht: € 0,00
- Offen: € 1000,00
- Geplant: € 0,00
Forecast = Gebucht + Offen = 1000,00
Jetzt ist die Rechnung bezahlt
Die Zahlung ist eingegangen und der Vorgang wurde synchronisiert und kategorisiert, der offene Posten wurde als bezahlt markiert.
- Gebucht: € 1000,00
- Offen: € 0,00
- Geplant: € 0,00
Forecast = Gebucht + Offen = 1000,00
Wir planen ein Budget
Wenn ein Budget geplant wurde, dann “zieht” das höhere (Prognose oder Plan).
Fall A – Geplant <= (Offen + Gebucht):
- Gebucht: € 0,00
- Offen: € 1000,00
- Geplant: € 800,00
Forecast = Gebucht + Offen = 1.000,00
Fall B – Geplant > (Offen + Gebucht):
- Gebucht: € 0,00
- Offen: € 1000,00
- Geplant: € 1500,00
Forecast = Geplant – (Gebucht + Offen) = €500,00