Dokumentation / Ist-Zahlen, offene Posten und Planwerte

Ist-Zahlen, offene Posten und Planwerte (Budgets), Gutschriften und Geld-Transit? Wir erklären ein paar Schlüsselbegriffe und deren Anwendung / Funktionsweise innerhalb finban.

Gutschriften

Gutschriften dienen dazu, bereits erstellte Rechnungen oder Buchungen zu korrigieren. Sie werden häufig bei Retouren, fehlerhaften Rechnungen oder Preisnachlässen verwendet. Eine Gutschrift enthält alle relevanten Angaben wie das ursprüngliche Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer, den Grund der Korrektur und die zu erstattenden Beträge. Sie sollten stets ordnungsgemäß dokumentiert und mit den Buchhaltungsunterlagen abgeglichen werden, um eine transparente Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Indem du einer Einnahme eine Ausgabenkategorie oder einer Ausgabe eine Einnahmenkategorie zuweist, erstellst du in finban eine Gutschrift.

Geld-Transit

Die Kategorie „Geld-Transit“ wird verwendet, um vorübergehende Bewegungen von Geldbeträgen zwischen verschiedenen Konten oder Zahlungswegen zu erfassen. Typische Beispiele sind Überweisungen zwischen Bankkonten, Bareinzahlungen oder Auszahlungen sowie interne Umbuchungen. Diese Kategorie dient der Transparenz und erleichtert die Nachverfolgung von Geldflüssen, ohne sie als Einnahmen oder Ausgaben zu verbuchen. Wichtig ist, dass diese Buchungen immer einen Ausgleich haben, um Doppelbuchungen oder Fehlbeträge zu vermeiden.

In finban kannst du jeder Kategorie, den Typ Geld–Transit zuweisen. Transaktionen, mit dieser Kategorie, werden als Geld-Transit betrachtet. Bearbeite dazu die Kategorie. Gehe zu Erweiterte Kategorie Einstellungen > Typ > Geld-Transit

Wie passen Ist-Zahlen, offene Posten und Planwerte (Budgets) zusammen?

In der Welt der Liquiditätsplanung werden häufig die Begriffe „Ist-Zahlen“, „Offene Posten“ und „Planungswerte“ verwendet. Diese Termini können für Einsteiger ein wenig verwirrend sein. Daher wollen wir diese hier ein bisschen entmystifizieren.

Ist-Zahlen (gebuchte Werte)

Was sind Ist-Zahlen? Ist-Zahlen sind die tatsächlichen, bereits verbuchten finanziellen Transaktionen eines Unternehmens. Das können Einnahmen, Ausgaben, Investitionen oder andere Cashflows sein, die bereits stattgefunden haben.


Warum sind sie wichtig? Ist-Zahlen dienen als Grundlage für verschiedene Analysen und Reports. Sie ermöglichen einen realistischen Blick auf die finanzielle Situation und können als Benchmark für zukünftige Planungen herangezogen werden.

Offene Posten

Was sind Offene Posten? Unter Offenen Posten versteht man noch nicht abgeschlossene oder beglichene Geschäftsvorfälle. Das können zum Beispiel ausstehende Rechnungen, noch nicht kassierte Einnahmen oder schwebende Verbindlichkeiten sein.


Warum sind sie wichtig? Die Berücksichtigung von Offenen Posten ist essenziell für eine akkurate Liquiditätsplanung. Sie helfen dabei, ein vollständiges Bild der finanziellen Verpflichtungen und Möglichkeiten zu bekommen.

Planungswerte

Was sind Planungswerte? Planungswerte sind geschätzte oder projizierte finanzielle Daten / Budgets, die in der Zukunft liegen. Diese Zahlen basieren auf historischen Daten, aktuellen Trends und weiteren Annahmen.


Warum sind sie wichtig? Planungswerte sind das Herzstück jeder Liquiditätsplanung. Sie ermöglichen es, vorausschauende Entscheidungen zu treffen und Risiken frühzeitig zu identifizieren.

Beispiele

finban unterscheidet bei der Planung zwischen:

  • Gebucht (oder IST-Werte) = Tatsächliche Werte
  • Offene Positionen = Erwartet Werte in der Periode
  • Geplant (oder Budgets) = die Summe der geplanten Budgets

Man spricht hier auch gerne von Härtegraden:

  • Gebucht = höchster Härtegrad, da er bereits eingetroffen ist
  • Offen = mittlerer Härtegrad, da Rechnung vorliegt und Fälligkeit angenommen werden kann und
  • Geplant = niedrigster Härtegrad, da sie noch nicht eingegangen ist und es sich in der Regel eher um einen Pauschalbetrag handelt.

Die folgende fiktive Situation:

Wir haben eine Rechnung von € 1000,00 gestellt.

Wir und erwarten, dass wir sie in dieser Periode erhalten. In der Periode hat es noch keine Transaktionen gegeben:

  • Gebucht: € 0,00
  • Offen: € 1000,00
  • Geplant: € 0,00

Forecast = Gebucht + Offen = 1000,00

Jetzt ist die Rechnung bezahlt

Die Zahlung ist eingegangen und der Vorgang wurde synchronisiert und kategorisiert, der offene Posten wurde als bezahlt markiert.

  • Gebucht: € 1000,00
  • Offen: € 0,00
  • Geplant: € 0,00


Forecast = Gebucht + Offen = 1000,00

Ein paar Beispiele: Wir planen ein Budget

Wenn ein Budget geplant wurde, dann „zieht“ das höhere (Prognose oder Plan).

  • Fall A – Geplant <= (Offen + Gebucht):
    • Gebucht: € 100,00
    • Offen: € 1000,00
    • Geplant: € 800,00
    • Forecast = Gebucht + Offen > Budget = Budget wird nicht (mehr) für die Planung herangezogen
  • Fall B – Geplant > (Offen + Gebucht):
    • Gebucht: € 500,00
    • Offen: € 1000,00
    • Geplant: € 1600,00
    • Forecast = Geplant – (Gebucht + Offen) = € 100,00 werden als Budget für die Planung herangezogen