Vertragsmanagement-Software einführen: 7-Tage-Plan

Vertragsmanagement-Software einführen: Der 7-Tage-Plan

Tag 1-2: Bestandsaufnahme

Verträge sammeln:

• Alle Verträge zusammentragen (digital und physisch)
• Ordner, E-Mail-Postfächer, Schubladen durchsuchen
• Steuerberater und Rechtsabteilung einbeziehen

Kategorien definieren:

• Software & SaaS-Abos
• Mietverträge & Leasing
• Lieferantenverträge
• Kundenverträge
• Versicherungen
• Arbeitsverträge
• Sonstige

Tag 3-4: Tool einrichten

1. Tool auswählen und Account erstellen
2. Kategorien und Tags anlegen
3. Team-Mitglieder einladen
4. Zugriffsrechte definieren
5. E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren

Tag 5-6: Verträge digitalisieren

• Physische Verträge scannen
• Digitale Verträge hochladen
• Metadaten erfassen (Laufzeit, Kündigungsfrist, Kosten)
• Fristen und Erinnerungen setzen

Tag 7: Go-Live

• Team-Schulung (30-60 Minuten)
• Erste Fristen-Übersicht erstellen
• Kostenübersicht generieren
• Prozess für neue Verträge definieren

Nach der Einführung: Laufende Pflege

• Wöchentlich: Neue Verträge erfassen, Erinnerungen prüfen
• Monatlich: Kostenübersicht aktualisieren, auslaufende Verträge prüfen
• Quartalsweise: Vertragsportfolio optimieren, Kosten evaluieren
• Jährlich: Compliance-Check, Prozesse überprüfen

Häufige Fehler vermeiden

1. Nicht alle Verträge erfassen — Auch kleine Abos zählen (sie summieren sich!)
2. Erinnerungen zu spät setzen — Mindestens 60 Tage vor Fristablauf
3. Keine Verantwortlichkeiten — Jeder Vertrag braucht einen Owner
4. Tool nicht regelmäßig nutzen — In den Workflow einbauen
5. Vertragsdaten nicht mit Finanzplanung verknüpfen — Nutze die Daten für deine Cashflow-Planung

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