Im Agentur- und Startup-Alltag ist der Tagessatz eine zentrale Rechengröße – sei es für Kundenangebote, Projektbudgets oder interne Ressourcenplanung. Der Preis für eine Dienstleistung hängt dabei stark von der angebotenen Leistung, der aktuellen Nachfrage und dem individuellen Arbeitsaufwand ab. Doch wie wird der Tagessatz eigentlich sinnvoll berechnet? Und wie stellst du sicher, dass deine Kalkulation wirtschaftlich tragfähig ist – gerade wenn du Freelancer beschäftigst, interne Mitarbeitende einsetzt oder hybride Teams steuerst? Bei der Kalkulation des Tagessatzes sollte immer die erbrachte Leistung und deren Wert für den Kunden mit einbezogen werden.
1. Warum der Tagessatz mehr ist als ein „Rate“
Der Tagessatz beeinflusst:
- Angebotspreise und Marge
- Ressourcenplanung (z. B. wie viele Tage ein Team braucht)
- Break-even-Punkte
- Vergleichbarkeit von Projekten
Ein starres System oder eine feste Honorartabelle spiegelt dabei oft nicht die realen Marktpreise und individuellen Anforderungen wider, da Angebot und Nachfrage sowie Qualitätsanforderungen die Preise bestimmen.
Fehlkalkulationen hier führen schnell zu Unterdeckung oder unprofitablen Projekten.
2. Basis: Der interne Stundensatz
Die Grundlage jeder Tagessatz-Kalkulation ist der interne Stundensatz. Dieser setzt sich typischerweise aus folgenden Komponenten zusammen und basiert in der Regel auf dem Gehalt bzw. Einkommen des Mitarbeiters:
Formel:
Interner Stundensatz = (Bruttogehalt + Personalnebenkosten + Overhead) / verrechenbare Stunden
Dabei spiegelt das Bruttogehalt das monatliche Einkommen wider.
Beispiel für eine Vollzeitkraft:
Position | Betrag (Monatlich) |
|---|---|
Bruttogehalt | 5.000 € |
Personalnebenkosten (~25 %) | 1.250 € |
Overhead (Büro, Software, Admin) | 1.000 € |
Gesamtkosten | 7.250 € |
Verrechenbare Stunden (im Schnitt ca. 100–120/Monat) | 110 |
→ Interner Stundensatz: 7.250 € / 110 Std = 65,91 €
Die einzelnen Werte in dieser Kalkulation, wie Bruttogehalt, Personalnebenkosten und Overhead, sind entscheidend für die Ermittlung des Tagessatzes und spiegeln die individuelle finanzielle Situation wider.
3. Vom Stundensatz zum Tagessatz
Ein klassischer „Beratungstag“ umfasst ca. 8 Stunden. Daraus ergibt sich:
Tagessatz = Interner Stundensatz × 8
Der Satz pro Tag wird also berechnet, indem der Stundensatz mit der Anzahl der Arbeitsstunden multipliziert wird.
Im obigen Beispiel also: 65,91 € × 8 = 527,28 €
Aber: Das ist nur die Untergrenze. Für Kundenprojekte musst du zusätzlich eine Marge einrechnen – mindestens 20–50 %, je nach Markt und Positionierung.
4. Verkaufspreis für den Kunden
Viele Agenturen arbeiten mit einem standardisierten Tagessatz je nach Erfahrungslevel:
Level | Tagessatz intern | Marge (z. B. 40 %) | Verkaufspreis |
|---|---|---|---|
Junior | 400 € | +160 € | 560 € |
Consultant | 550 € | +220 € | 770 € |
Senior / Lead | 700 € | +280 € | 980 € |
Die Verkaufspreise werden im Rahmen der jeweiligen Marktbedingungen und der Positionierung des Unternehmens festgelegt.
5. Besonderheit: Freelancer-Tagessätze
Freelancer rechnen meist selbst auf Tages- oder Stundenbasis ab. Der Tagessatzrechner ist dabei nicht nur für Agenturen, sondern auch für Selbstständige geeignet, um eine fundierte Kalkulation zu ermöglichen. Du solltest ihre Sätze nicht 1:1 weitergeben, sondern bei Projekten mit Marge kalkulieren – v. a. wenn du Projektverantwortung oder Kommunikation übernimmst.
Beispiel:
Freelancer-Tagessatz: 600 € Deine Agenturleistung: Projektsteuerung, QA, Strategie Verkaufspreis an Kunden: 800–950 € pro Tag
Es gibt auch andere Abrechnungsmodelle, die je nach Projekt und Kunde Anwendung finden können, wie etwa Pauschalpreise oder erfolgsabhängige Vergütungen.
6. Steuern und Tagessatz: Was bleibt vom Umsatz übrig?
Wer als Freiberufler, Selbstständiger oder Agentur den Tagessatz kalkuliert, sollte die Steuern keinesfalls außer Acht lassen. Denn am Ende zählt nicht nur, wie hoch der Umsatz ist, sondern was nach Abzug aller Kosten und Steuern tatsächlich übrig bleibt. Die richtige Berechnung der Tagessatzhöhe ist daher eng mit der individuellen Steuerlast verknüpft.
Zu den wichtigsten Faktoren, die bei der Berechnung des Tagessatzes berücksichtigt werden müssen, zählen neben dem Bruttoumsatz auch die laufenden Kosten wie Pflegeversicherung, Krankenversicherung, Rentenversicherung und alle weiteren Versicherungen. Hinzu kommen Werbungskosten, die je nach Job und Branche unterschiedlich ausfallen können – etwa für Arbeitsmittel, Reisekosten oder Fortbildungen. Auch die Anzahl der Kinder und das Nettoeinkommen spielen eine Rolle, da sie die Höhe der Steuern beeinflussen.
Ein Tagessatzrechner kann helfen, die verschiedenen Kostenfaktoren und die voraussichtliche Steuerlast zu erfassen. So lässt sich die Anzahl der Tagessätze, die pro Jahr tatsächlich zur Verfügung stehen, realistisch einschätzen und die Tagessatzhöhe entsprechend anpassen. Wer die Steuern bei der Kalkulation ignoriert, riskiert, am Ende weniger Gewinn zu erzielen als geplant – oder sogar in finanzielle Engpässe zu geraten.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein selbstständiger Berater erzielt einen Jahresumsatz von 50.000 Euro und hat Werbungskosten in Höhe von 10.000 Euro. Nach Abzug aller Kosten und unter Berücksichtigung eines Steuersatzes von 25 % bleiben ihm 30.000 Euro netto. Um den richtigen Tagessatz zu berechnen, muss er also nicht nur die Kosten, sondern auch die Steuern einplanen – und die Tagessatzhöhe entsprechend anpassen.
Gerade bei komplexeren Fällen empfiehlt es sich, einen Steuerberater hinzuzuziehen. Ein erfahrener Steuerberater kennt alle Möglichkeiten, um Steuern zu optimieren, und hilft dabei, die Tagessatzberechnung auf eine solide Grundlage zu stellen. So bleibt am Ende mehr vom Umsatz übrig – und die eigene Kalkulation ist auch langfristig tragfähig.
Fazit: Die Steuern spielen bei der Berechnung des Tagessatzes eine zentrale Rolle. Wer alle Kosten und steuerlichen Faktoren berücksichtigt, behält den Überblick über die eigenen Finanzen und kann den Tagessatz so kalkulieren, dass er auch nach Abzug aller Abgaben wirtschaftlich erfolgreich bleibt. Ein Tagessatzrechner und die Unterstützung durch einen Steuerberater sind dabei wertvolle Hilfsmittel, um die optimale Tagessatzhöhe zu finden.
6. Steuern und Tagessatz: Was bleibt vom Umsatz übrig?
Wer als Freiberufler, Selbstständiger oder Agentur den Tagessatz kalkuliert, sollte die Steuern keinesfalls außer Acht lassen. Denn am Ende zählt nicht nur, wie hoch der Umsatz ist, sondern was nach Abzug aller Kosten und Steuern tatsächlich übrig bleibt. Die richtige Berechnung der Tagessatzhöhe ist daher eng mit der individuellen Steuerlast verknüpft.
Zu den wichtigsten Faktoren, die bei der Berechnung des Tagessatzes berücksichtigt werden müssen, zählen neben dem Bruttoumsatz auch die laufenden Kosten wie Pflegeversicherung, Krankenversicherung, Rentenversicherung und alle weiteren Versicherungen. Hinzu kommen Werbungskosten, die je nach Job und Branche unterschiedlich ausfallen können – etwa für Arbeitsmittel, Reisekosten oder Fortbildungen. Auch die Anzahl der Kinder und das Nettoeinkommen spielen eine Rolle, da sie die Höhe der Steuern beeinflussen.
Ein Tagessatzrechner kann helfen, die verschiedenen Kostenfaktoren und die voraussichtliche Steuerlast zu erfassen. So lässt sich die Anzahl der Tagessätze, die pro Jahr tatsächlich zur Verfügung stehen, realistisch einschätzen und die Tagessatzhöhe entsprechend anpassen. Wer die Steuern bei der Kalkulation ignoriert, riskiert, am Ende weniger Gewinn zu erzielen als geplant – oder sogar in finanzielle Engpässe zu geraten.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein selbstständiger Berater erzielt einen Jahresumsatz von 50.000 Euro und hat Werbungskosten in Höhe von 10.000 Euro. Nach Abzug aller Kosten und unter Berücksichtigung eines Steuersatzes von 25 % bleiben ihm 30.000 Euro netto. Um den richtigen Tagessatz zu berechnen, muss er also nicht nur die Kosten, sondern auch die Steuern einplanen – und die Tagessatzhöhe entsprechend anpassen.
Gerade bei komplexeren Fällen empfiehlt es sich, einen Steuerberater hinzuzuziehen. Ein erfahrener Steuerberater kennt alle Möglichkeiten, um Steuern zu optimieren, und hilft dabei, die Tagessatzberechnung auf eine solide Grundlage zu stellen. So bleibt am Ende mehr vom Umsatz übrig – und die eigene Kalkulation ist auch langfristig tragfähig.
Fazit: Die Steuern spielen bei der Berechnung des Tagessatzes eine zentrale Rolle. Wer alle Kosten und steuerlichen Faktoren berücksichtigt, behält den Überblick über die eigenen Finanzen und kann den Tagessatz so kalkulieren, dass er auch nach Abzug aller Abgaben wirtschaftlich erfolgreich bleibt. Ein Tagessatzrechner und die Unterstützung durch einen Steuerberater sind dabei wertvolle Hilfsmittel, um die optimale Tagessatzhöhe zu finden.
6. Tools & Tipps zur Kalkulation
- Controlling-Tools: Nutze Lösungen wie Finban für die Planung von Ressourcen, Liquidität und Tagessätzen auf Projektbasis.
- Benchmark-Reports: Schau dir Gehalts- und Tagessatzreports von freelancermap, malt oder glassdoor an.
- Saisonalität berücksichtigen: Sommermonate, Feiertage und Urlaubszeiten reduzieren die verrechenbaren Tage im Jahr.
7. Realistische Jahresplanung: Wie viele Tagessätze sind abrechenbar?
Nicht jeder Tag im Jahr ist verrechenbar. Eine realistische Kalkulationsbasis:
Arbeitstage pro Jahr: ca. 220− Krankheit / Urlaub / Fortbildung: ca. 40− interne Meetings & Orga: ca. 30= 150 Tage abrechenbar
Die Zahl der tatsächlich abrechenbaren Tage stellt einen zentralen Wert für die Tagessatzkalkulation dar.
Daher: Plane nie mit 100 % Auslastung – sonst rechnest du dich künstlich reich.
Fazit
Der Tagessatz ist keine Pi-mal-Daumen-Größe – sondern das Ergebnis sorgfältiger Kalkulation. Dabei ist die optimale Kalkulation des Tagessatzes immer auch eine Frage der individuellen Anforderungen und Rahmenbedingungen. Eine klare Struktur hilft dir, nachhaltig profitabel zu arbeiten und Projekte fundiert zu bepreisen. Gerade für Startups und Agenturen in der Skalierung ist Transparenz über Stundensätze, Margen und Ressourcenauslastung ein echter Wettbewerbsvorteil.
