Cashflow-Planung für Agenturen
Wissen Sie wirklich, welche Projekte Ihre Agentur Geld kosten?
Die meisten Agenturen erfahren erst am Quartalsende, ob ein Projekt profitabel war. Unsere projektbasierte Cashflow-Planung zeigt es Ihnen in Echtzeit — basierend auf echten Banktransaktionen, nicht auf geschätzten Stunden.
39%
der Dienstleister können Projektmargen nicht steuern
S&P Global / Kantata 2024
~50%
der Agenturen von Scope Creep betroffen
SE Ranking Survey 2025
62%
der DACH-Agenturen: Kundenakquise ist #1 Problem
iBusiness Erhebung 2025
So funktioniert's
Jede Banktransaktion wird zum Projekt
Statt Stunden zu schätzen, arbeiten wir direkt mit Ihren Bankdaten — der einzigen Quelle, die nicht lügt.
1
Bankanbindung
Verbinden Sie Ihre Konten in 5 Minuten. Alle Transaktionen fließen automatisch ein.
2
Kostenträger zuordnen
Jede Transaktion bekommt einen Kostenträger mit %-Anteil. Gehalt → 40% Projekt A, 35% B, 25% Intern.
3
Projekt-Ansicht
Cash-In vs. Cash-Out pro Projekt. Echte Margen als Ampelsystem. Sofort erkennbar.
4
Steuerungsintelligenz
Welcher Kunde profitabel? Wo Scope Creep? Können wir einstellen? Alles beantwortet.
Echtzeit-Projektrentabilität
39% der Dienstleister können ihre Projektmargen nicht steuern. Die Ursache: Zeiterfassungsdaten und Buchhaltung leben in getrennten Welten. Man erfährt erst nach der Rechnung, ob das Projekt ein Verlust war.
Mit projektbasierter Cashflow-Planung fließt jede Kundenzahlung und jede Ausgabe direkt ins Projekt — mit echten Beträgen, nicht geschätzten Stundensätzen.
→ Ihre Lösung
Cash erhalten minus Cash ausgegeben = echte Marge. Pro Projekt. In Echtzeit. Als Ampelsystem sofort erkennbar — nicht erst am Quartalsende.
„Kennen Sie Ihre echte Projektmarge, bevor die Rechnung rausgeht — nicht erst danach.“
Scope Creep erkennen, bevor er die Marge auffrisst
Fast 50% aller Agenturen sind betroffen. Der Vertrag sagt 15.000 €, aber am Ende wurden Ressourcen für 19.000 € eingesetzt — weil der Kunde „nur noch eine Kleinigkeit“ wollte.
Sie definieren das geplante Budget. Sobald Transaktionen zugeordnet werden, zeigt finban den Verbrauch live. Bei 80% Budgetverbrauch und 50% Leistung → automatischer Alarm.
→ Ihre Lösung
Budget vs. Ist-Kosten pro Projekt in Echtzeit. Automatische Warnung, wenn Kosten schneller steigen als der Projektfortschritt.
„Sehen Sie den Moment, in dem Ihr Projekt aufhört, profitabel zu sein.“
Schluss mit der „profitablen Insolvenz"
22.027 Insolvenzen in Deutschland (Jan–Nov 2025), +10% zum Vorjahr. Der häufigste Auslöser: Liquiditätsengpässe, nicht fehlende Profitabilität.
Agenturen stellen nach Meilensteinen ab, aber Kosten sind monatlich fällig. Ein Projekt kann hochprofitabel sein und trotzdem Cash verbrennen. finban zeigt pro Projekt, wann Kosten anfallen und wann Zahlungen eingehen.
→ Ihre Lösung
Cash-Gap-Timeline pro Projekt. Sehen Sie: „Im April 4 Projekte in der Kostenphase, nur 2 mit Zahlungseingängen — wir brauchen 12.000 € Überbrückung.“
„Sehen Sie genau, wann jedes Projekt Geld kostet und wann es Geld bringt.“
Kundenabwanderung 3 Monate früher erkennen
36% der Agenturmitarbeiter sagen: Client Churn ist der größte Margenkiller. 59% der DACH-Agenturen können sich nicht auf Folgeaufträge verlassen.
Da Kostenträger auch Kunden repräsentieren, zeigt finban den Cashflow pro Kunde über Monate. Sinkende Einnahmen werden sichtbar, bevor das Abwanderungsgespräch kommt.
→ Ihre Lösung
Client-Level Cashflow-Trends + Konzentrationsrisiko-Gauge. Wenn 40% Ihres Cash von einem Kunden kommt, sehen Sie sofort die rote Flagge.
„Sehen Sie Ihr Kundenrisiko 3 Monate bevor es in der GuV auftaucht.“
65%
Konzentrationsrisiko — mittel-hoch
Können wir uns eine Neueinstellung leisten?
Agenturen wachsen durch Personal. Aber jede Einstellung ist ein Cash-Commitment — Monate bevor der neue Mitarbeiter abrechenbar wird. Die meisten Agenturen raten.
Mit vorausschauender Projekt-Cashflow-Planung fügen Sie eine neue Gehaltsposition hinzu, verteilen sie auf Projekte, und sehen sofort die Cash-Auswirkung.
→ Ihre Lösung
What-If-Szenarien für Einstellungen. Neue Gehaltsposition hinzufügen, auf Projekte verteilen, Cash-Impact sofort sehen.
„Modellieren Sie die Cash-Auswirkung Ihrer nächsten Einstellung — bevor Sie den Vertrag unterschreiben.“
\u221216.500 €
Cash-Bedarf bis Ramp-up
+8.900 €
Monatliches Netto danach
Monat 5
Break-Even
Praxisbeispiel
So sieht Kostenträger-Zuordnung im Alltag aus
Eine typische 15-Personen-Digitalagentur aus Hamburg — echte Transaktionen, echte Zuordnungen.
4.500 €
800 €
2.200 €
+15.000 €
450 €
1.200 €
Warum die Prozent-Aufteilung das Killer-Feature ist
Kein anderes Agentur-Tool erlaubt es, eine einzelne Banktransaktion mit Prozentanteilen auf mehrere Projekte aufzuteilen. MOCO erfasst Zeit pro Projekt. DATEV erfasst Konten. Aber ein Designer-Gehalt, das 40/35/25 auf drei Projekte verteilt wird? Das ist in jedem aktuellen Tool unsichtbar.
Vergleich
Wie lösen andere Tools das Profitabilitätsproblem?
Die meisten Tools lösen Teile des Problems. Keines verbindet echte Bankdaten mit Projektebene.
| Tool | Ansatz | Projekt | Bankdaten | %-Splits | Scope-Alarm |
|---|---|---|---|---|---|
| MOCO | Zeiterfassung × Stundensätze | ✓ (zeitbasiert) | ✗ | ✗ | ✗ |
| awork | PM + Teamplanung + Zeit | ✓ (zeitbasiert) | ✗ | ✗ | ✗ |
| Scoro | PM + Financial Reporting | ✓ (zeitbasiert) | ~ begrenzt | ✗ | ~ manuell |
| Agicap / Tidely | Cashflow-Planung mit Bank | ✗ | ✓ | ✗ | ✗ |
| DATEV | Buchhaltung + Steuer | ✗ | ✓ | ✗ | ✗ |
| \u2192 finban | Bank-Cashflow × Kostenträger auf Projektebene | \u2713 (cashbasiert) | \u2713 | \u2713 | \u2713 |
Preiskalkulation in der AI-Ära: Von der Stunde zur Marge
AI macht Delivery schneller. Aber wenn ein Projekt früher 80 Stunden dauerte und jetzt nur noch 40, halbiert Stundensatzabrechnung den Umsatz. Agenturen müssen auf wertbasierte Preismodelle umsteigen.
Wenn Sie sehen können, dass ähnliche Projekte echte Cash-Margen von 55–65% hatten, können Sie AI-beschleunigte Projekte so bepreisen, dass die Marge gehalten wird.
→ Ihre Lösung
Historische Projektmargendaten als Preisanker. „Dieser Projekttyp kostet uns 6.000 € und generiert 15.000 €. Mit AI sinken Kosten auf 4.000 € — wir bieten bei 13.000 € an.“
„Preisen Sie nach Marge, nicht nach Stunden.“
Stundensatz-Modell
80h → 40h durch AI
\u221250%
Umsatz halbiert bei gleicher Leistung
Margen-Modell
Kosten sinken, Preis bleibt wertbasiert
+22%
Marge steigt von 60% auf 73%
Mit historischen Projekt-Cashflow-Daten wissen Sie, was Ihre Services wirklich wert sind — unabhängig von der Stundenanzahl.
Positionierung
Keine weitere Software.
Die fehlende Schicht.
Wir ersetzen weder MOCO noch awork noch ClickUp. finban verbindet sich direkt mit der Bank — der einen Quelle der Wahrheit. MOCO sagt Ihnen die Stunden. Wir sagen Ihnen die Euros. Pro Projekt.
„Ihr Bankkonto kennt die Wahrheit. Wir organisieren sie nach Projekt.“
Für wen?
Projektbasierte Cashflow-Planung für
Digitalagenturen (5–50 MA)
10–30 Projekte parallel, gemischte Teams, MOCO/awork im Einsatz — aber die Finanzansicht fehlt.
\u2192 Profitabilitätsblindheit + Scope Creep
IT-Beratungen & Dienstleister
Hohe Personalkosten, projektbasiert. Ist Berater X bei Kunde A profitabler als bei Kunde B?
\u2192 Ressourcenallokation + Cash-Timing
Freelancer-Teams & Studios
2–5 Personen, 3–8 Projekte. Excel reicht nicht, Agicap zu teuer. Brauchen Einfachheit.
\u2192 Cash-Lücken zwischen Zahlungen
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Wie profitabel ist Ihre Agentur wirklich?
Beantworten Sie 4 Fragen und erhalten Sie Ihren Profitabilitätsscore mit Branchenvergleich.
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FAQ
Häufig gestellte Fragen
Cashflow-Planung auf Projektebene bedeutet, dass jeder ein- und ausgehende Geldbetrag einem oder mehreren Projekten zugeordnet wird — mit Prozentanteilen. So sehen Sie nicht nur den Gesamt-Cashflow, sondern den Cashflow pro Projekt: Was hat das Projekt wirklich gekostet, was hat es eingebracht, und wann floss das Geld? Im Gegensatz zu Zeiterfassung basiert dieser Ansatz auf echten Banktransaktionen.
Zeiterfassung misst Stunden und rechnet sie mit Stundensätzen hoch — das funktioniert nur, wenn Ihr Team konsequent und korrekt Zeiten erfasst. Außerdem erfasst Zeiterfassung keine gemeinsamen Kosten wie Software-Lizenzen oder Freelancer-Rechnungen. finban arbeitet mit echten Bankdaten: jede Transaktion wird direkt einem Projekt zugeordnet. So erhalten Sie ein vollständiges Bild der echten Kosten.
Nein, bewusst nicht. Nutzen Sie weiterhin MOCO, awork oder ClickUp für Projektmanagement und DATEV für Buchhaltung. finban sitzt dazwischen und verbindet die Finanzwelt mit der Projektwelt — über Ihre Bankdaten als Single Source of Truth.
Jede Banktransaktion kann mit Prozentanteilen auf beliebig viele Kostenträger aufgeteilt werden. Beispiel: Ein Designer-Gehalt (4.500 €) wird 40% auf Projekt A, 35% auf Projekt B und 25% auf interne Arbeit aufgeteilt. Die Prozentwerte können jederzeit angepasst werden.
Sie definieren ein geplantes Budget pro Projekt. Sobald echte Kosten durch Transaktionszuordnungen einfließen, zeigt finban den Budgetverbrauch in Echtzeit. Wenn z.B. 80% des Budgets verbraucht sind, aber erst 50% der Leistungen erbracht wurden, erhalten Sie einen automatischen Alarm.
Ja, vollständig. Alle Daten werden in der EU gehostet. Bankanbindung über zertifizierte, PSD2-konforme Schnittstellen. Ihre Finanzdaten verlassen nie die EU.
Ja. Projektdaten können DATEV-kompatibel exportiert werden, sodass Ihr Steuerberater die projektbezogenen Finanzdaten direkt verwenden kann.
Bankanbindung: ~5 Minuten. Historische Transaktionen werden automatisch importiert. Erste Kostenträger einrichten: 15–30 Minuten. Die meisten Agenturen haben innerhalb einer Stunde ihre erste Projektansicht mit echten Daten.
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