6 Gründe für eine smarte Finanzplanung für Agenturen

1) Probleme früh erkennen und smart reagieren 📈

Plane Deine Einnahmen & Ausgaben im Voraus – mit Szenarien: Eine smarte Finanzplanung hilft Dir nicht nur zu wissen, ob Du in ein paar Monaten noch genügend Geld auf dem Konto hast. Sie hilft Dir auch bessere Entscheidungen zu treffen. Wenn Du die Szenario-Planung in Deine Abläufe einbeziehst, hast Du Strategien für praktisch jede Situation parat.

Nehmen wir zum Beispiel an, Du willst herausfinden, wie sich eine verspätete Abnahme eines Projektes oder eine gewonnene (oder verlorene) Ausschreibung auf Deinen Cashflow auswirken. Dafür erstellst Du ein Szenario zu dieser Situation und fügst die entsprechenden Zahlungen hinzu, die sich positiv oder negativ auf Deinen Cashflow auswirken könnten. Das Durchspielen des Szenarios zeigt Dir das mögliche Ergebnis und hilft Dir, die beste Vorgehensweise zu bestimmen. Mehr dazu in unseren Artikel zu Finanzszenarien.

Screenshot: finban.io

2) Kenne Deine Kunden 🤓

Neben Deinen Kollegen gehören Deine Kunden zu den Menschen, mit denen Du viel Zeit verbringst. Eine Cashflow-Lösung kann Dir nichts über Deine Beziehung zu Deinen Kunden verraten, aber Dich bei Deinen Entscheidungen unterstützen.

Mithilfe einer Kundenportfolioanalyse kannst Du feststellen, welche Kunden den größten Umsatz generieren oder am schnellsten wachsen. Auch stagnierende oder unrentable Kunden können identifiziert und ggf. abgegeben werden. Diese binden nur unnötige Ressourcen und destabilisieren Dein Unternehmen – oder behindern Dein Wachstum. Durch die regelmäßige Durchführung dieser Analyse kannst Du Deine Ressourcen effektiver nutzen und Umsatz und Ertrag steigern. Mehr erfährst Du in unserem Artikel zur Kundenportfolioanalyse.

3) Analysiere Deine Personalkosten 📉

Personalkosten sind bei Agenturen der entscheidende Faktor. Insbesondere Agenturen, setzen neben Festangestellten, mehr und mehr auf Freiberufler. Manche aus der Not heraus, andere suchen aktiv ein Mischungsverhältnis.

Zu verstehen, wie sich beide Kostenblöcke relativ zueinander und relativ zum Umsatz entwickeln, sollte jedem Agenturinhaber wichtig sein. Um bessere Entscheidungen zu treffen, ist es auch hilfreich, sich die ein paar andere Zahlen anzusehen:

  • Wie entwickelt sich das Verhältnis zwischen Festangestellten und Freelancern, welchen Einfluss hatten diese Entwicklungen auf den Umsatz oder die Rendite
  • Wie entwickeln sich Personalkosten, auch im Vergleich zum Umsatz
  • Wie entwickeln sich die Produktivität (Kosten / Umsatz)
  • Wie entwickeln sich Kosten und Wachstum verglichen zu Vorjahres- oder Vormonats-Zeiträumen

Screenshot: finban.io

4) Überprüfe wiederkehrende Zahlungen 🔃

Bei einigen hundert Transaktionen im Monat, verliert man schnell den Überblick. Gerade in Agenturen fallen einige Kosten für wiederkehrende Zahlungen an. Das sind zum Beispiel Abbuchungen für Software Abonnements:

  • Grafiktools: Adobe Photoshop oder XD
  • Aufgabenmanagement wie Trello oder Jira
  • CRM Tools wie Hubspot oder Zendesk
  • Bilddatenbanken: Shutterstock

Einige Cashflow-Management-Tools bieten genau für diesen Fall Werkzeuge an, mit denen man die Transaktionen automatisch nach solche Zahlungen analysieren kann. Außerdem können Sie Erinnerungen einrichten, wenn Verträge auslaufen oder Kündigungsfristen näher rücken. Auf diese Weise kannst Du unnötige Kosten vermeiden.

Screenshot: finban.io

Das geht mit Excel, aber Du sparst Dir Zeit, mit einer smarten Cashflow-Management-Software 🚀

5) Prognostiziere Deine Umsatzsteuer 🧾

Sobald Deine jährlichen Umsätze einen Schwellwert überschreiten, bist Du Umsatzsteuerpflichtig. Die Umsatzsteuer hat einen direkten Einfluss auf Deinen Cashflow. Von Deinem Steuerberater oder Deiner Buchhaltungssoftware erhältst Du nur die Daten für den aktuellen Monat. Mit einer smarten Cashflow-Management-Software kannst Du die voraussichtlichen Zahlungen in die Zukunft projizieren. Damit erhältst Du automatisch für alle Szenarien, die voraussichtlichen Zahlungen für Deine Umsatzsteuervoranmeldung.

6) Hab Deine Zahlen im Blick 📊

KPI’s helfen Dir, Deine Agentur besser zu verstehen:

  • Wie entwickelt sich mein Nettogewinn im Vergleich zum Vorjahr?
  • Welche Umsatzsteigerung verzeichne ich im Vergleich zum Vorjahr?
  • Wie viele Neukunden haben wir gewonnen? Wie ist die Kunden-Lebensdauer-Wert & Bindungsrate?
  • Gibt es eine Umsatzsteigerung pro Kunde?
  • Sind meine Ausgaben gewachsen?
  • Wie ist das Verhältnis von fixen und variablen Kosten?

KPI’s führen zu besseren Entscheidungen.

Fazit

Nutze eine Cashflow-Management-Lösung für Deine Agentur! Mit all den genannten Vorteilen, haben sich die ohnehin moderaten Kosten schneller amortisiert als Du „Cashflow“ sagen kannst. 🚀

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