Ganz einfach ausgedrückt geht es beim Agenturgeschäft um den Verkauf von Service, Produkte oder Arbeitskraft & Knowhow. Agenturen prognostizieren Aufwände, erstellen Angebote und Rechnungen, erfassen Zeit um tatsächliche Aufwände zu festzustellen.
In diesem Artikel geht es um Finanztools für Agenturen und wie Du als Agenturinhaber den kompletten Workflow von der Angebotserstellung, über die Rechnungsstellung, der Umsatzsteuervoranmeldung, bis hin zur Liquiditätsplanung für die künftigen Monate oder Jahre abbildest.
Angebots- und Rechnungserstellung
Üblicherweise beginnt jedes Projekt mit der Definition der Aufgaben, oft festgehalten in einem Lastenheft oder Briefing. Mit diesen Beschreibungen kannst Du, als potenzieller Auftragnehmer, ein Angebot erstellen. Dieses Angebot wird dem Auftragnehmer vorgelegt, und wird es bestätigt, kann das Projekt starten. Idealerweise nutzt Du für die Angebots- und Rechnungserstellung ein Buchhaltungs-Tool, welches Dich bei der Erstellung der Dokumente und dem Freigabeprozess unterstützt. Da Deine Rechnungen ein Bestandteil Deiner Buchhaltung sind, macht es Sinn, diese gleich in einer Buchhaltungslösung anzulegen oder direkt aus den Angeboten heraus zu erstellen.
👍🏼 Unser Tipp: SevDesk
SevDesk ist der Platzhirsch der deutschen Buchhaltungstools und ohne Einschränkungen zu empfehlen. Mit SevDesk erstellst Du Angebote, die DU direkt an Kunden versenden kannst. Mit den Angeboten kannst Du direkt Rechnungen. Das können zum Beispiel Abschlagszahlungen, die sich auf das jeweilige Angebot beziehen. Selbstverständlich kannst Du auch freie Rechnungen erstellen.
- Belege, die an SevDesk gesandt werden, werden automatisch erfasst und zugeordnet
- Du kannst Deine Umsatzsteuervoranmeldung mit SevDesk erstellen und ans Finanzamt versenden
- Verbindest Du Dein Geschäftskonto mit SevDesk, w erden Rechnungen und Belege automatisch den Banktransaktionen zugeordnet
Hervorragende Alternativen: Lexoffice, Buchhaltungsbutler
Projektmanagement & Zeiterfassung
Für die Verwaltung Deiner Projekte gibt es eine riesige Auswahl an Tools. Da jede Agentur ein wenige anders arbeitet, ist es schwer, die individuellen Anforderungen klar voneinander abzugrenzen. Am besten man vergleicht hier die Lösungen in speziellen Portalen wie agentur-software.work oder OMR.
Grundsätzlich sollte eine Agentursoftware folgendes können:
- Operative Verwaltung Deiner Projekte: Task-Management
- Kommunikation
- Zeiterfassung
- Projektplanung / Ressourcenplanung
Nice to have:
- Automatisierung von Arbeitsabläufen
- Kundenmanagement / CRM
- Analyse- und Verfolgungssoftware
Oft kommen für diese Vielzahl an Aufgaben in Agenturen mehrere Lösungen zum Einsatz. Da All-in-one-Lösungen, wenn es speziell wird, nicht den Anforderungen entsprechen. Hier findest Du eine gute Zusammenfassung der All-in-one Agenturlösungen: Beste Agentur Software.
Liquiditätsplanung
Viele Agenturinhaber, die keine smarte Liquiditätsplanung nutzen, machen Folgendes:
- Verlassen sich auf Ihr Bauchgefühl – Wenn Agenturen eine bestimmte Größe erreichen, wird es fahrlässig sich auf sein Bauchgefühl zu verlassen, ob genug Gelderhellstauf dem Geschäftskonto ist. Das kann schnell mal in eine prekäre Lage führen. ⚠️
- Lassen genug Geld auf dem Geschäftskonto, damit nie Unterdeckung droht – Damit sind Investitionen nur schwer zu realisieren. Du solltest Dein Geld besser für Dich arbeiten lassen, und sei es ein spannendes Neben-Projekt 🤓
- Machen die Liquiditätsplanung mit Excel – Da gibt es tolle Lösungen, nur sind die oft komplex, müssen regelmäßig gefüttert & gepflegt werden und sind oft nur von Experten zu bedienen 📑
- Verlassen sich auf ihren Finanzberater oder Steuerberater – Individuelle Finanzberatungen sind teuer, aber eine gute Wahl, will man mehr als die übliche BWA vom Steuerberater.
👍🏼 Unser Tipp: finban.io
finban ist derzeit die einzige Liquiditätsplanung-Software, die sich auf Agenturen spezialisiert. Mit finban kannst Du nicht nur Deine Liquidität spielend planen, Du erhältst zusätzlich auch Einblicke in Deine Agentur-Kennzahlen.
