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Beispiele und Anwendungsfälle: Wie klare Kategorien Handwerksbetrieben helfen

Im Handwerk, wo Projekte, Materialien und Löhne oft individuell variieren, sind klare Kategorien entscheidend, um Transparenz zu schaffen und den Gewinn zu maximieren. Hier sind drei Beispiele, wie Handwerksbetriebe von einer strukturierten Kategorisierung profitieren können:

1. Kontrolle der Materialkosten pro Projekt

Beispiel: Ein Schreinerbetrieb stellt Möbel nach Maß her.
Problem ohne Kategorisierung: Materialkosten werden pauschal erfasst, ohne den Projekten direkt zugeordnet zu sein. Es ist unklar, ob die Preisgestaltung für bestimmte Aufträge rentabel ist.
Lösung mit Kategorien: Materialkosten werden nach Projekten kategorisiert und mit spezifischen Einnahmen abgeglichen.
Vorteil: Der Betrieb erkennt, dass bei bestimmten Möbeln die Materialkosten unverhältnismäßig hoch sind, und kann diese Projekte besser kalkulieren oder die Preise anpassen.

2. Transparenz bei den Lohnkosten

Beispiel: Ein Malerbetrieb beschäftigt mehrere Fachkräfte mit unterschiedlichen Aufgabenbereichen.
Problem ohne Kategorisierung: Löhne und Gehälter werden als allgemeiner Kostenblock verbucht, sodass unklar ist, welche Tätigkeiten oder Projekte die meiste Arbeitszeit erfordern.
Lösung mit Kategorien: Lohnkosten werden in „Projekte“, „Verwaltung“ und „Nacharbeiten“ aufgeteilt.
Vorteil: Der Betrieb erkennt, dass Nacharbeiten unverhältnismäßig viel Zeit und Kosten verursachen, und kann Maßnahmen ergreifen, um Fehlerquoten zu reduzieren.

3. Optimierung der Maschinen- und Werkzeugnutzung

Beispiel: Ein Installateurbetrieb nutzt Maschinen wie Presswerkzeuge und Spezialgeräte.
Problem ohne Kategorisierung: Maschinenkosten (Kauf, Wartung, Reparaturen) werden nicht den Projekten oder Tätigkeiten zugeordnet, wodurch es schwierig ist, die Rentabilität einzelner Geräte zu beurteilen.
Lösung mit Kategorien: Kosten für Maschinen und Werkzeuge werden nach Nutzung (z.B. „Heizungsinstallationen“, „Sanitär“) aufgeteilt.
Vorteil: Der Betrieb erkennt, welche Geräte sich am meisten auszahlen, und kann zukünftige Investitionen gezielter planen.

Mögliches Kategorie-Setup für Handwerksbetriebe

👍🏼 Tipp: Nutze die Vorschläge, um dein optimales Setup zu finden. Jedes Geschäftsmodell / Geschäft ist individuell. Du willst z.B.  bestimmte Kosten granular betrachten, andere wiederum nicht. Erarbeite dir ein eigenes Setup und nutze unsere Vorschläge als Ausgangspunkt.

Einnahmekategorien im Handwerk

  1. Auftragsbezogene Dienstleistungen
    • Beschreibung: Einnahmen aus Dienstleistungen, die im Rahmen spezifischer Kundenaufträge erbracht werden, wie z.B. Installationen, Reparaturen oder individuelle Anpassungen.
    • Einfluss auf die Liquidität: Diese Einnahmen sind oft projektabhängig und erhöhen die Liquidität unmittelbar nach Zahlungseingang.
  2. Materialverkäufe
    • Beschreibung: Erlöse aus dem Verkauf von Materialien, die ergänzend zur handwerklichen Dienstleistung angeboten werden, wie z.B. Fliesen, Farbe oder spezielle Bauteile.
    • Einfluss auf die Liquidität: Materialverkäufe bieten zusätzliche Einnahmen und können besonders profitabel sein, wenn die Marge auf Materialien gut ist.
  3. Service- und Supportgebühren
    • Beschreibung: Regelmäßige Gebühren für Zusatzservices wie Wartungsverträge, Reparaturen oder Support-Leistungen nach Abschluss eines Hauptauftrags.
    • Einfluss auf die Liquidität: Servicegebühren schaffen kontinuierliche Einnahmenströme, die die Liquidität langfristig stabilisieren und planbar machen.
  4. Geldtransit (z.B. Kassen- oder Banktransaktionen)
    • Beschreibung: Geldtransit selbst ist kein direkter Einnahmeposten, aber erfasst interne Transaktionen, um den Geldfluss klar darzustellen. Da er weder Ausgaben noch Einnahmen bedeutet, hat er keinen Einfluss auf die Liquidität.
    • Einfluss auf die Liquidität: Neutral, da dies nur interne Bewegungen von vorhandenen Zahlungsmitteln sind.
  5. Financing: Debt (Fremdfinanzierung)
    • Beschreibung: Einnahme durch die Aufnahme von Fremdkapital, etwa durch Kredite oder Darlehen, um größere Investitionen zu finanzieren (z.B. für Maschinen oder Fahrzeuge).
    • Einfluss auf die Liquidität: Führt zu einem sofortigen Liquiditätszufluss, muss jedoch langfristig durch Zins- und Tilgungszahlungen berücksichtigt werden.
  6. Financing: Equity (Eigenkapitalfinanzierung)
    • Beschreibung: Kapitalzufluss durch Eigenmittel der Gesellschafter oder neue Beteiligungen, der dem Unternehmen ohne Rückzahlungsverpflichtung zur Verfügung steht.
    • Einfluss auf die Liquidität: Ein einmaliger Zufluss von Liquidität, der die Kapitalbasis stärkt und keine Rückzahlungsverpflichtungen hat, was die Liquidität langfristig schont.

Ausgabenkategorien im Handwerk mit Typisierung

  1. Betriebskosten (Fahrzeuge, Werkstatt, Strom)
    • Typ: General & Administrative (G&A)
    • Beschreibung: Laufende Kosten für die Unterhaltung und Versorgung der Werkstatt, einschließlich Miete, Strom, Wasser und sonstiger Infrastruktur.
    • Einfluss auf die Liquidität: Regelmäßige Fixkosten, die die monatliche Liquidität belasten.
  2. Versicherungen
    • Typ: General & Administrative (G&A)
    • Beschreibung: Kosten für betriebliche Versicherungen wie Haftpflicht oder Berufsunfähigkeit.
    • Einfluss auf die Liquidität: Planbare, oft jährliche oder monatliche Kosten.
  3. Rechts- und Beratungskosten (Anwälte, Steuerberater)
    • Typ: General & Administrative (G&A)
    • Beschreibung: Ausgaben für rechtliche und steuerliche Beratung, wichtig für Geschäftsführung und Absicherung.
    • Einfluss auf die Liquidität: Variabel und oft zu bestimmten Zeitpunkten anfallend (z.B. Jahresabschluss).
  4. Abschreibungen auf Anlagen und Maschinen
    • Typ: Depreciation & Amortization
    • Beschreibung: Wertminderungen für langlebige Vermögensgegenstände, verteilt über die Nutzungsdauer.
    • Einfluss auf die Liquidität: Abschreibungen sind buchhalterische Kosten ohne direkten Liquiditätsabfluss, aber sie mindern den steuerpflichtigen Gewinn.
  5. Bankgebühren und Transaktionskosten
    • Typ: Other Operating Expenses (Opex)
    • Beschreibung: Gebühren für den Zahlungsverkehr, etwa für Überweisungen oder Kartenzahlungen.
    • Einfluss auf die Liquidität: Kleine, häufige Abflüsse, meist monatlich oder pro Transaktion.
  6. Steuerzahlungen (z.B. Körperschaftssteuer, Umsatzsteuer)
    • Typ: Taxes
    • Beschreibung: Zahlungen an das Finanzamt, z.B. Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer.
    • Einfluss auf die Liquidität: Regelmäßige oder quartalsweise Zahlungen, oft größere Beträge, die sorgfältig eingeplant werden müssen.
  7. Mitgliedsbeiträge (z.B. IHK, Berufsverbände)
    • Typ: General & Administrative (G&A)
    • Beschreibung: Beiträge für Pflicht- oder freiwillige Mitgliedschaften, z.B. bei der IHK oder Berufsverbänden.
    • Einfluss auf die Liquidität: Planbare, in der Regel jährlich anfallende Kosten.
  8. Nebenkosten des Geldverkehrs (z.B. Skonto, Mahnkosten)
    • Typ: Other Operating Expenses (Opex)
    • Beschreibung: Kosten wie gewährte Skonti oder Mahngebühren, die im Zahlungsverkehr entstehen können.
    • Einfluss auf die Liquidität: Variable Kosten, abhängig von den Zahlungsbedingungen und dem Zahlungsverhalten.
  9. Zinsaufwendungen (z.B. für Kredite oder Leasing)
    • Typ: Interest
    • Beschreibung: Zinskosten für Kredite oder Leasingverträge zur Finanzierung von Anlagen oder Betriebsmitteln.
    • Einfluss auf die Liquidität: Regelmäßige, planbare Belastungen, die die Liquidität monatlich oder quartalsweise beeinträchtigen.
  10. Geldtransit (z.B. Kassen- oder Banktransaktionen)
    • Typ: Neutral (keine tatsächliche Ausgabe)
    • Beschreibung: Interne Umbuchungen von Kasse auf Bank oder zwischen Konten.
    • Einfluss auf die Liquidität: Neutral, da es sich um interne Transfers ohne Einfluss auf die Gesamtliquidität handelt.