Dokumentation / Anleitung für Kategorien / E-Commerce
Produkte werden in Sekundenschnelle verkauft, Kunden erwarten blitzschnelle Lieferungen, und Retouren sind an der Tagesordnung. Mit all diesen dynamischen Prozessen wird es jedoch schnell schwierig, den Überblick über Einnahmen und Ausgaben zu behalten. Woher kommt der Umsatz? Welche Kosten belasten das Geschäft am meisten? Und wie kann die Rentabilität verbessert werden?
Genau hier kommen klare Kategorien ins Spiel. Sie helfen nicht nur dabei, die Buchhaltung effizient zu gestalten, sondern bieten auch einen entscheidenden Vorteil: Transparenz. Mit einer strukturierten Aufteilung von Einnahmen und Ausgaben kannst du schneller Schwachstellen erkennen, deine Liquidität gezielt planen und deine Profitabilität steigern.
Beispiele und Anwendungsfälle: Wie klare Kategorien dein E-Commerce-Business optimieren
1. Klare Trennung von Einnahmenquellen
Beispiel: Ein Online-Shop verkauft sowohl physische Produkte als auch digitale Produkte wie E-Books. Außerdem bietet er Premium-Lieferoptionen an.
Problem ohne Kategorisierung: Alle Einnahmen fließen auf ein Konto, und es ist unklar, welche Produktlinie profitabler ist oder wie viel tatsächlich durch die Premium-Lieferungen verdient wird.
Lösung mit Kategorien: Einnahmen werden in die Kategorien „Produktverkäufe (physisch)“, „Produktverkäufe (digital)“ und „Versandgebühren“ aufgeteilt.
Vorteil: Der Shop kann gezielt analysieren, welche Einnahmequelle den meisten Umsatz bringt und ob zusätzliche Versandoptionen rentabel sind.
2. Bessere Kontrolle über Retourenkosten
Beispiel: Ein Modehändler hat eine Retourenquote von 25 %, was eine große Belastung für die Gewinnmarge darstellt.
Problem ohne Kategorisierung: Retouren werden als allgemeine Kosten verbucht, ohne nach Versand, Bearbeitung und Rückerstattungen zu unterscheiden.
Lösung mit Kategorien: Retourenkosten werden in „Versandkosten Rücksendung“, „Bearbeitungskosten“ und „Rückerstattungen“ aufgeteilt.
Vorteil: Der Händler kann sehen, ob es günstiger wäre, die Bearbeitung zu optimieren oder Retouren durch bessere Produktbeschreibungen zu reduzieren.
3. Transparenz bei Marketingausgaben
Beispiel: Ein Elektronik-Shop investiert monatlich in Google Ads, Social Media Ads und Influencer-Marketing.
Problem ohne Kategorisierung: Marketingkosten werden in einem Topf geführt, was es unmöglich macht, den Return on Investment (ROI) der einzelnen Kanäle zu analysieren.
Lösung mit Kategorien: Die Marketingausgaben werden nach „Google Ads“, „Social Media Ads“ und „Influencer-Kooperationen“ getrennt.
Vorteil: Der Shop erkennt, dass Social Media Ads den besten ROI liefern, und kann die Budgetverteilung entsprechend anpassen.
Mögliches Setup für Ausgabenkategorien für E-Commerce-Unternehmen
👍🏼 Tipp: Nutze die Vorschläge, um dein optimales Setup zu finden. Jedes Geschäftsmodell / Geschäft ist individuell. Du willst z.B. bestimmte Kosten granular betrachten, andere wiederum nicht. Erarbeite dir ein eigenes Setup und nutze unsere Vorschläge als Ausgangspunkt.
Einnahmenkategorien für E-Commerce-Unternehmen
- Verkauf von Waren
- Typ: Income Product
- Beschreibung: Haupteinnahmequelle aus dem Verkauf von Produkten an Kunden, meist online über die E-Commerce-Plattform.
- Einfluss auf die Liquidität: Regelmäßige Einnahmenquelle, abhängig vom Verkaufsvolumen und saisonalen Schwankungen.
- Versand- und Liefergebühren
- Typ: Income Revenue Stream
- Beschreibung: Einnahmen aus Gebühren, die Kunden für Versand oder Lieferoptionen zahlen.
- Einfluss auf die Liquidität: Zusätzliche Einnahmequelle, die sich positiv auf die Liquidität auswirkt und die Versandkosten teilweise abdeckt.
- Rückerstattungen und Retouren (negative Einnahmen)
- Typ: Income Revenue Stream (als negative Einnahme oder Aufwand verbucht)
- Beschreibung: Abzüge durch Rückerstattungen an Kunden bei Retouren oder Produktproblemen.
- Einfluss auf die Liquidität: Belastung der Liquidität, da bereits erhaltene Einnahmen zurückgezahlt werden müssen.
- Affiliate- oder Partnerprogramm-Einnahmen
- Typ: Income Revenue Stream
- Beschreibung: Provisionen für den Verkauf von Produkten über Partner oder Affiliates.
- Einfluss auf die Liquidität: Variable Einnahmen, abhängig von der Partnerleistung, bieten jedoch eine ergänzende Einkommensquelle.
- Werbeeinnahmen
- Typ: Income Revenue Stream
- Beschreibung: Einnahmen durch Werbeanzeigen auf der E-Commerce-Plattform, z.B. durch Platzierung von Anzeigen externer Marken oder Produkte.
- Einfluss auf die Liquidität: Variable, oft kleinere Einnahmen, die jedoch regelmäßigen Zufluss bieten können.
- Fremdfinanzierung (z.B. Kredite)
- Typ: Income Financing: Dept
- Beschreibung: Einnahmen aus Krediten oder Darlehen für Investitionen, wie Lagerbestand oder Infrastruktur.
- Einfluss auf die Liquidität: Einmalige Zuflüsse, die jedoch langfristige Zins- und Tilgungszahlungen mit sich bringen.
- Eigenkapitalfinanzierung (z.B. durch Investoren)
- Typ: Income Financing: Equity
- Beschreibung: Kapitalzufluss durch Investoren oder Eigenmittel der Gesellschafter, oft zur Finanzierung von Wachstum oder Marketing.
- Einfluss auf die Liquidität: Einmalige Zuflüsse, die ohne Rückzahlungsverpflichtung die Kapitalbasis stärken.
- Geldtransit
- Typ: Income Money transit
- Beschreibung: Interne Umbuchungen, z.B. zwischen Kasse und Bankkonten.
- Einfluss auf die Liquidität: Neutral, keine echten Einnahmen oder Ausgaben, sondern nur interne Bewegungen.
Ausgabenkategorien für E-Commerce-Unternehmen
- Einkauf und Beschaffung von Waren
- Typ: Cost of Goods Sold (COGS)
- Beschreibung: Kosten für den Einkauf von Waren, die an Kunden verkauft werden. Dies sind die direkten Kosten des Produkts.
- Einfluss auf die Liquidität: Variable Kosten, die direkt von Verkaufsvolumen und Saison abhängen und die Liquidität stark beeinflussen.
- Lagerhaltung und Logistik
- Typ: Cost of Goods Sold (COGS) oder Other Operating Expenses (Opex)
- Beschreibung: Kosten für die Lagerung und Logistik, einschließlich Miete für Lagerhallen, Personal im Lager, Verpackungsmaterial und Versandlogistik.
- Einfluss auf die Liquidität: Regelmäßige und variable Kosten, die mit dem Verkaufsvolumen steigen oder sinken.
- Versand- und Lieferkosten
- Typ: Cost of Goods Sold (COGS)
- Beschreibung: Kosten für den Versand der Produkte an die Kunden, einschließlich Verpackung und Versanddienstleistungen.
- Einfluss auf die Liquidität: Regelmäßige variable Kosten, die teilweise durch Versandgebühren ausgeglichen werden können.
- Retouren- und Rückerstattungskosten
- Typ: Cost of Goods Sold (COGS) oder Other Operating Expenses (Opex)
- Beschreibung: Kosten, die durch Rücksendungen entstehen, wie Bearbeitungs-, Rückerstattungs- und Versandkosten für retournierte Produkte.
- Einfluss auf die Liquidität: Variable Belastung, die bei hohem Retourenaufkommen signifikant sein kann.
- Marketing- und Werbekosten
- Typ: Sales & Marketing
- Beschreibung: Ausgaben für Marketingaktivitäten zur Kundengewinnung und -bindung, wie Google Ads, Social Media Ads und Influencer-Marketing.
- Einfluss auf die Liquidität: Variabel und abhängig von der Strategie, notwendig für die Skalierung des Geschäfts.
- Technologie und Plattformkosten
- Typ: Other Operating Expenses (Opex)
- Beschreibung: Kosten für die Plattform, auf der der E-Commerce-Shop läuft, einschließlich Hosting, Zahlungsabwicklung und Sicherheitssoftware.
- Einfluss auf die Liquidität: Regelmäßige, planbare Ausgaben, die die technologische Grundlage sichern.
- Entwicklungs-Tools und Softwarelizenzen
- Typ: Other Operating Expenses (Opex)
- Beschreibung: Kosten für Tools und Software, die für die Wartung und Optimierung der Website genutzt werden.
- Einfluss auf die Liquidität: Regelmäßige Abonnements oder Lizenzkosten, die häufig jährlich oder monatlich anfallen.
- Kundensupport
- Typ: Cost of Goods Sold (COGS) oder G&A (je nach genauer Zuweisung)
- Beschreibung: Kosten für das Support-Team, das den Kunden bei Fragen und Problemen hilft.
- Einfluss auf die Liquidität: Regelmäßige Personalaufwendungen, die zur langfristigen Kundenbindung beitragen.
- Bürokosten und Verwaltung
- Typ: General & Administrative (G&A)
- Beschreibung: Miete, Strom und andere Büroausgaben für das Verwaltungs- und Support-Team.
- Einfluss auf die Liquidität: Fixkosten, die regelmäßig anfallen.
- Versicherungen
- Typ: General & Administrative (G&A)
- Beschreibung: Versicherungen für das Lager, Produkte und ggf. Haftpflichtversicherungen.
- Einfluss auf die Liquidität: Planbare jährliche oder monatliche Kosten.
- Rechts- und Beratungskosten
- Typ: General & Administrative (G&A)
- Beschreibung: Kosten für rechtliche Beratung, etwa bei Verträgen oder Datenschutzthemen.
- Einfluss auf die Liquidität: Variabel, oft projektbezogen, aber planbar.
- Zinsaufwendungen
- Typ: Interest
- Beschreibung: Zinszahlungen auf Kredite, die zur Finanzierung von Lagerbeständen oder Infrastruktur aufgenommen wurden.
- Einfluss auf die Liquidität: Regelmäßige, planbare Zinsbelastung.
- Steuerzahlungen
- Typ: Taxes
- Beschreibung: Steuerzahlungen wie Umsatzsteuer, Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer.
- Einfluss auf die Liquidität: Planbare und oft hohe Beträge, die berücksichtigt werden müssen.
- Mitgliedsbeiträge (z.B. IHK, Berufsverbände)
- Typ: General & Administrative (G&A)
- Beschreibung: Mitgliedsbeiträge für Industrie- und Handelskammern oder spezialisierte Berufsverbände.
- Einfluss auf die Liquidität: Planbare jährliche Kosten.
- Bankgebühren und Transaktionskosten
- Typ: Other Operating Expenses (Opex)
- Beschreibung: Gebühren für Zahlungsabwicklungen, wie Kreditkarten- und Überweisungsgebühren.
- Einfluss auf die Liquidität: Kleinere, regelmäßige Abflüsse, meist monatlich.
- Abschreibungen
- Typ: Depreciation & Amortization
- Beschreibung: Abschreibungen auf Lagerausstattung, physische Anlagen und immaterielle Vermögenswerte.
- Einfluss auf die Liquidität: Buchhalterische Kosten ohne direkten Liquiditätsabfluss, mindern jedoch den steuerpflichtigen Gewinn.
- Geldtransit
- Typ: Neutral (keine tatsächliche Ausgabe)
- Beschreibung: Interne Umbuchungen zwischen Bankkonten oder Kasse.
- Einfluss auf die Liquidität: Neutral, da es nur interne Geldbewegungen darstellt.
Die richtige Kategorisierung von Einnahmen und Ausgaben kann den Unterschied zwischen einem reibungslosen Ablauf und Chaos in der Buchhaltung ausmachen. Hier sind drei konkrete Beispiele, wie ein E-Commerce-Business davon profitieren kann: