Finanzielle Metriken / Fälligkeitsanalyse (AR Aging)

Die Fälligkeitsanalyse ist ein zentrales Instrument im Finanzmanagement von Unternehmen, insbesondere für solche, die regelmäßig mit Kundenforderungen arbeiten. In diesem Kapitel erörtern wir, was die Fälligkeitsanalyse ist, warum sie für SaaS-Unternehmen unerlässlich ist und wie sie sich von anderen Finanzanalysemethoden unterscheidet.


Definition und Zweck

Die Fälligkeitsanalyse, auch bekannt als Forderungsalterung oder Forderungsverfallanalyse, ist ein Verfahren zur Kategorisierung offener Forderungen nach ihrem Alter. Unternehmen erstellen damit eine Übersicht, die zeigt, wie lange Rechnungen bereits unbezahlt sind. Diese Analyse hilft, Zahlungsströme vorherzusagen, Liquiditätsengpässe zu vermeiden und die allgemeine Finanzgesundheit des Unternehmens zu überwachen.

Wenn die Altersstruktur der Forderungen zeigt, dass die Forderungen eines Unternehmens viel langsamer als normal eingezogen werden, ist dies ein Warnzeichen dafür, dass sich das Geschäft verlangsamt oder dass das Unternehmen bei seinen Verkaufspraktiken ein höheres Kreditrisiko eingeht.

AR Aging Reports: Wie sie funktionieren und warum Unternehmen sie brauchen

Ein Fälligkeitsbericht ordnet die ausstehenden Kundenrechnungen in die verschiedenen Kategorien deines Fälligkeitsplans ein. In den meisten Fällen werden vier Kategorien unterschieden:

  • 1 bis 30 Tage. Rechnungen, die innerhalb von 30 Tagen fällig sind
  • 31 bis 60 Tage. Überfällige Rechnungen im Bereich von 31 bis 60 Tagen
  • 61 bis 90 Tage. Überfällige Rechnungen im Bereich von 61-90 Tagen
  • 90+ Tage. Rechnungen, die seit über 90 Tagen überfällig sind

Warum Fälligkeitsanalyse / AR Aging – Reports?

  • Zahlungsverzug erkennen: Verspätete Zahlungen behindern einen gesunden Cashflow. Wenn ausstehende Beträge und Rechnungen weiterhin von einem Eimer zum anderen wandern, bietest du dein Produkt oder deine Dienstleistungen im Grunde umsonst an. Du kannst dich von diesen Kunden trennen oder eine Lösung mit Zahlungsplänen, möglichen Rabatten oder Leistungseinschränkungen finden. Du kannst auch deinen Inkassoprozess überprüfen, um herauszufinden, wo du deine Nachfasskommunikation verbessern kannst.
  • Vermeide uneinbringliche Forderungen: Sobald eine unbezahlte Rechnung deinen Fälligkeitsplan überschreitet, kannst du davon ausgehen, dass es sich um verlorenes Geld handelt. Das ist eine uneinbringliche Forderung, die du aber in deinem Jahresabschluss als Aufwand verbuchen musst. Diese uneinbringlichen Forderungen türmen sich auf, und obwohl du sie abschreiben kannst, solltest du Gebühren für verspätete Zahlungen einführen, um die Schulden auszugleichen. Du solltest auch darüber nachdenken, Rabatte für frühzeitige Zahlungen anzubieten und Zahlungserinnerungen zu verwenden, um Kunden davon abzuhalten, Schulden anzuhäufen. Beziehe uneinbringliche Forderungen in dein Worst-Case-Szenario für dein Betriebsbudget mit ein, damit du im Falle eines Marktabschwungs mehr Spielraum hast.
  • Verfolge die finanzielle Gesundheit deines Unternehmens: Mit dem Bericht über die Fälligkeit von Außenständen kannst du deine Rechnungen und Inkassoprozesse im Auge behalten, um eine optimale betriebliche Effizienz zu gewährleisten. Wenn der Mittelzufluss nachlässt, solltest du diese Prozesse untersuchen, um zu sehen, wo du sie verbessern kannst: Werden frühere Mahnungen für Folgerechnungen verschickt? Oder musst du die Finanzen mit dem Kunden genauer besprechen? Wenn du die Debitorenprozesse und -richtlinien effizient verwaltest, ebnest du den Weg für genauere Cashflow-Prognosen und ein größeres Vertrauen zwischen dir und deinen Investoren.

Schritte zur Durchführung einer Fälligkeitsanalyse

Die Durchführung einer Fälligkeitsanalyse ist ein systematischer Prozess, der es Unternehmen ermöglicht, ihre offenen Forderungen effektiv zu überwachen und zu managen. Für SaaS-Unternehmen, deren Geschäftsmodell oft auf wiederkehrenden Zahlungen basiert, ist eine solide Fälligkeitsanalyse besonders wichtig, um die Liquidität zu sichern und Zahlungsausfälle zu minimieren. Hier sind die grundlegenden Schritte, die für die Durchführung einer Fälligkeitsanalyse notwendig sind:

1. Datenerfassung

  • Sammeln aller offenen Forderungen: Der erste Schritt ist die Erfassung aller aktuellen offenen Forderungen. Dies beinhaltet die Höhe der Forderung, den Namen des Kunden, das Rechnungsdatum und das Zahlungsziel.

2. Kategorisierung der Forderungen

  • Einteilung nach Fälligkeitsdatum: Offene Forderungen werden anhand ihres Alters, also dem Zeitraum seit Rechnungsstellung bis zum aktuellen Datum, kategorisiert. Typischerweise werden diese in Gruppen wie 0-30 Tage, 31-60 Tage, 61-90 Tage und über 90 Tage überfällig eingeteilt.
  • Berücksichtigung des Zahlungsziels: Das Zahlungsziel jeder Forderung muss beachtet werden, um zu bestimmen, welche Forderungen tatsächlich überfällig sind.

3. Analyse der Daten

  • Bewertung der Zahlungsmoral der Kunden: Analysieren Sie die Zahlungsgewohnheiten Ihrer Kunden, um Muster oder häufige Verspätungen zu erkennen.
  • Identifizierung von Risikofaktoren: Bestimmen Sie, welche Forderungen das höchste Risiko für Zahlungsausfälle darstellen, basierend auf dem Alter der Forderung und der bisherigen Zahlungshistorie des Kunden.

4. Maßnahmenplanung

  • Entwicklung von Strategien zur Risikominimierung: Für stark überfällige Forderungen können spezifische Maßnahmen wie Mahnverfahren eingeleitet oder Zahlungspläne mit den Kunden vereinbart werden.
  • Kommunikation mit Kunden: Proaktive Kommunikation mit Kunden, die regelmäßig ihre Zahlungsziele überschreiten, um eine Lösung zu finden und zukünftige Verspätungen zu vermeiden.

5. Berichterstellung und Überwachung

  • Erstellung eines Fälligkeitsberichts: Fassen Sie die Ergebnisse Ihrer Analyse in einem Bericht zusammen, der die Altersstruktur der offenen Forderungen und das damit verbundene Risiko aufzeigt.
  • Regelmäßige Aktualisierung und Überwachung: Die Fälligkeitsanalyse sollte regelmäßig durchgeführt werden, um Veränderungen im Zahlungsverhalten der Kunden schnell zu erkennen und entsprechend reagieren zu können.

6. Technologieeinsatz

  • Nutzung spezialisierter Software: Der Einsatz einer Liquiditätsplanungssoftware, wie finban, kann die Durchführung der Fälligkeitsanalyse erheblich vereinfachen, indem automatisch Berichte erstellt und offene Forderungen effizient verwaltet werden.

Durch die systematische Anwendung dieser Schritte können SaaS-Unternehmen nicht nur ihre Liquidität verbessern, sondern auch ihre Kundenbeziehungen durch ein besseres Verständnis der Zahlungsmuster stärken. Die Fälligkeitsanalyse ist somit ein wesentlicher Bestandteil des Finanzmanagements, der es Unternehmen ermöglicht, proaktiv auf potenzielle Risiken zu reagieren und ihre finanzielle Gesundheit zu sichern.

Strategien zur Optimierung des Forderungsmanagements

Die Optimierung des Forderungsmanagements ist entscheidend für die Aufrechterhaltung einer gesunden Liquidität und die Minimierung des Risikos von Zahlungsausfällen. Für SaaS-Unternehmen, deren Geschäftsmodell oft auf wiederkehrenden Zahlungen basiert, sind effektive Strategien im Forderungsmanagement besonders wichtig. Hier sind einige Schlüsselstrategien, die zur Optimierung des Forderungsmanagements beitragen können:

1. Klare Zahlungsbedingungen festlegen

  • Transparenz von Anfang an: Legen Sie klare Zahlungsbedingungen fest und kommunizieren Sie diese deutlich an Ihre Kunden. Dazu gehören das Zahlungsziel, mögliche Mahngebühren und die akzeptierten Zahlungsmethoden.
  • Anpassung an Kundenbedürfnisse: Berücksichtigen Sie die Möglichkeit flexibler Zahlungsbedingungen für langjährige oder besonders zuverlässige Kunden.

2. Automatisierung des Rechnungswesens

  • Effizienzsteigerung: Nutzen Sie Software zur Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses, um Fehler zu reduzieren und den administrativen Aufwand zu minimieren.
  • Automatische Erinnerungen: Setzen Sie Systeme ein, die automatische Zahlungserinnerungen an Kunden senden, sobald das Zahlungsziel naht oder überschritten wird.

3. Proaktives Forderungsmanagement

  • Regelmäßige Überprüfung: Führen Sie regelmäßig Fälligkeitsanalysen durch, um überfällige Forderungen schnell zu identifizieren und entsprechend zu handeln.
  • Persönliche Kommunikation: Bei Zahlungsverzögerungen ist eine direkte Kommunikation mit dem Kunden oft effektiver als standardisierte Mahnungen.

4. Einsatz von Anreizen und Sanktionen

  • Frühzahlerrabatte: Bieten Sie Anreize für die frühzeitige Begleichung von Rechnungen, wie zum Beispiel Rabatte oder andere Vorteile.
  • Mahngebühren: Setzen Sie klare Richtlinien für Mahngebühren bei verspäteten Zahlungen, um die Ernsthaftigkeit der Fristen zu unterstreichen.

5. Verbesserung der Kundenbeziehungen

  • Feedback einholen: Verstehen Sie die Gründe für verspätete Zahlungen durch direktes Feedback Ihrer Kunden und arbeiten Sie an Lösungen, die beiden Seiten zugutekommen.
  • Kundenpflege: Pflegen Sie eine positive Beziehung zu Ihren Kunden, um die Wahrscheinlichkeit pünktlicher Zahlungen zu erhöhen.

6. Risikomanagement

  • Bonitätsprüfungen: Führen Sie Bonitätsprüfungen bei neuen Kunden durch, um das Risiko von Zahlungsausfällen zu minimieren.
  • Rückstellungen für zweifelhafte Forderungen: Bilden Sie Rückstellungen für potenzielle Zahlungsausfälle, um Ihre Finanzen zu schützen.

7. Schulung des Teams

  • Kompetenzaufbau: Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit Forderungsmanagement und Kundenkommunikation, um ein einheitliches und effektives Vorgehen zu gewährleisten.

8. Rechtliche Absicherung

  • Vertragsklauseln: Stellen Sie sicher, dass Ihre Verträge rechtliche Klauseln enthalten, die im Fall von Zahlungsverzögerungen oder -ausfällen greifen.

Durch die Implementierung dieser Strategien können SaaS-Unternehmen ihr Forderungsmanagement optimieren, die Liquidität verbessern und das Risiko von Zahlungsausfällen reduzieren. Ein effektives Forderungsmanagement trägt wesentlich zur finanziellen Stabilität und zum langfristigen Erfolg eines Unternehmens bei.

Und das Zahlungsziel?

Das Zahlungsziel spielt eine zentrale Rolle in der Fälligkeitsanalyse, da es den Rahmen definiert, innerhalb dessen Zahlungen von Kunden als pünktlich betrachtet werden. Im Wesentlichen legt das Zahlungsziel fest, wie viele Tage ein Kunde Zeit hat, eine Rechnung nach Rechnungserstellung zu begleichen, bevor die Zahlung als verspätet gilt. Die Fälligkeitsanalyse nutzt diese Information, um offene Forderungen entsprechend ihrem Alter zu kategorisieren und festzustellen, welche Forderungen innerhalb des gesetzten Zahlungsziels beglichen wurden und welche überfällig sind.

Einfluss des Zahlungsziels auf die Fälligkeitsanalyse

  1. Kategorisierung offener Forderungen: Die Fälligkeitsanalyse teilt offene Forderungen in verschiedene Kategorien ein, basierend darauf, wie lange sie bereits überfällig sind. Diese Kategorien reichen von „innerhalb des Zahlungsziels“ bis hin zu „90 Tage überfällig“, abhängig von den individuellen Zahlungsbedingungen eines Unternehmens. Das Zahlungsziel ist somit der Ausgangspunkt für die Bewertung der Zahlungsmoral der Kunden.
  2. Risikobewertung und -management: Durch das Zahlungsziel können Unternehmen das Risiko von Zahlungsausfällen besser einschätzen. Forderungen, die das Zahlungsziel deutlich überschreiten, signalisieren ein höheres Risiko. Die Analyse dieser Forderungen hilft Unternehmen, gezielte Maßnahmen zu ergreifen, wie z.B. Mahnverfahren einzuleiten oder Rückstellungen für potenzielle Ausfälle zu bilden.
  3. Liquiditätsplanung: Das Zahlungsziel beeinflusst direkt die Liquiditätsplanung, da es die erwarteten Eingangszeiten von Zahlungen bestimmt. Eine realistische Setzung und Überwachung von Zahlungszielen hilft Unternehmen, ihre Cashflows effizienter zu managen und Liquiditätsengpässe zu vermeiden.
  4. Kundenkommunikation und -beziehung: Die Festlegung und Kommunikation klarer Zahlungsziele ist entscheidend für eine transparente Kundenbeziehung. Unternehmen, die ihre Zahlungsziele effektiv durchsetzen und gleichzeitig flexibel auf die Bedürfnisse ihrer Kunden eingehen, können die Kundenzufriedenheit erhöhen und gleichzeitig ihre eigenen finanziellen Interessen wahren.